HR-Chatbot: Einfaches Recruiting dank Echtzeit-Chats

Was ist ein HR-Chatbot?

Vorteile von Recruiting-Chatbots

• 24/7-Verfügbarkeit: Ein Chatbot erlaubt Bewerbern rund um die Uhr Fragen zu stellen, sich über freie Stellen, das Einstellungsverfahren oder den aktuellen Status zu informieren, was das Bewerbungsprozess flexibler und zugänglicher macht.
• Automatisierung von Routineaufgaben: Recruiting-Chatbots können viele Aufgaben automatisch erledigen, wie etwa häufig gestellte Fragen zu beantworten, Bewerbungen vorauswählen oder aber auch Termine für ein Gespräch zu vereinbaren.
• Kosteneffizienz: Automatisieren Sie wiederkehrender Aufgaben, sinken Ihre Kosten und Ihre Mitarbeiter können sich auf Bewerbungsgespräche und strategische Aufgaben konzentrieren.
• Skalierbares Recruiting: Möglicherweise müssen Sie als Unternehmen eine größere Anzahl an Mitarbeitern einstellen, etwa durch wirtschaftliche Veränderungen oder unvorhergesehene Kündigungen. Ein Chatbot sorgt in diesen Fällen dafür, dass Recruiting-Prozesse effizient und skalierbar bleiben, da er gleichzeitig viele Anfragen bearbeiten kann – bei gleichbleibender Qualität.
• Schnelle Kommunikation: Chatbots beantworten einfache Anfragen innerhalb von Sekunden, ohne, dass beispielsweise Bewerber lange auf eine Rückmeldung warten. Das führt zu mehr Zufriedenheit und beschleunigt den Einstellungsprozess.

1. Bewerberkommunikation
2. Bewerbungen sammeln und vorqualifizieren
3. Bewerbungsupdates
4. Anrufe und Vorstellungsgespräche planen
5. Kandidatenbindung
6. Feedback und Bewertungen einholen

Direkt auf Ihrer Karriere-Seite, steht ein Recruiting-Chatbot Bewerbern und Interessierten als erster Ansprechpartner zur Seite. Sie sind besonders nützlich, um häufige Fragen der Bewerber zu beantworten. Das kann von Infos zur Position, Ihrem Unternehmen oder Bewerbungsvoraussetzungen bis hin zu komplexeren Themen wie Bearbeitungszeiten, Vergütung und Sozialleistungen reichen.

Mit einem HR-Chatbot sorgen Sie für eine kontinuierliche und schnelle Kommunikation, so bleiben Kandidaten stets informiert und fühlen sich während des gesamten Prozesses gut betreut.

Das Sichten der eingegangenen Bewerbungen und Lebensläufe kann sehr zeitaufwendig sein; auch hier sind HR-Chatbots ideale Helfer. Die digitalen Bewerbungsassistenten, können Ihnen diese Arbeit abnehmen, indem sie Dokumente sortieren und Bewerbungen und Co. auf grundlegende Kriterien, wie Qualifikationen oder Erfahrung prüfen.

Durch diese Vorqualifizierung können nur passende Bewerbungen an die Personalabteilung weitergeleitet werden, was den Rekrutierungsprozess deutlich effizienter macht. Diesen erlaubt es wiederum, die gewonnene Zeit zu nutzen, um Bewerberprofile auszuwerten.

Kaum ein Bewerber wartet gerne lange auf Rückmeldungen von HR-Teams. Um eine eine positive Erfahrung zu garantieren, ist es wichtig zügig zu reagieren, auch, um das Engagement der Bewerber zu halten.

HR-Chatbots bieten hier eine ideale Lösung. Sie können Bewerber über ihren Bewerbungsstatus auf dem Laufenden halten, indem sie sich mit der internen Datenbank des Unternehmens verbinden und automatisch Updates zum aktuellen Stand liefern.

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Ob die Bewerbung sich noch in Prüfung befindet, bereits ein Folgetermin geplant ist oder die Bewerbung abgelehnt wurde – der Chatbot informiert die Bewerber in Echtzeit. Diese transparente Kommunikation sorgt dafür, dass Bewerber stets wissen, wie es mit ihrer Bewerbung weitergeht, und trägt so zu einem positiven Eindruck vom Unternehmen bei. Letztlich fördert diese Art der Interaktion nicht nur das Vertrauen der Kandidaten, sondern stellt sicher, dass der gesamte Prozess professionell und effizient abläuft.

Statt langes Hin und Her per E-Mail oder den Bewerber am aktuellen Arbeitsplatz zu “stören”, können Sie Ihren Recruiting-Chatbot dazu befähigen, Termine für Anrufe oder Vorstellungsgespräche zu koordinieren.

Teilt der HR-Helfer einen Terminlink direkt im Chat, kann sich der Bewerber direkt einen passenden Termin aussuchen. Hier können Sie wählen, ob sie Ihren Kandidaten wieder zurück auf Ihre Website schicken oder eine noch nähere Kommunikation zulassen: WhatsApp.

Teilt der HR-Helfer einen Terminlink direkt im Chat, kann sich der Bewerber direkt einen passenden Termin aussuchen. Hier können Sie wählen, ob sie Ihren Kandidaten wieder zurück auf Ihre Website schicken oder eine noch nähere Kommunikation zulassen: WhatsApp.

Über die Messaging-App kann ihr Chatbot ebenso einen Link zu einer Terminauswahl teilen oder aber mit Button-Optionen eine noch einfachere und direkte Möglichkeit der Terminvereinbarung wählen.

Dieser Ansatz automatisiert nicht nur den Terminplanungsprozess, sondern sorgt auch dafür, dass die Bewerber möglichst schnell Rückmeldungen erhalten.

Eine der größten Herausforderungen im Recruiting ist es, Kandidaten auch nach einem ersten Kontakt weiterhin interessiert und engagiert zu halten. Messenger wie WhatsApp ermöglichen es Bewerber direkt und dank Ihres HR-Bots sogar einfach und ohne viel Aufwand zu erreichen.

Neben Bewerbungsupdates kann der Chatbot mit Interessenten auch Infos über Ihre Arbeitskultur teilen. Untersuchungen haben ergeben, dass die Einbindung von Medien wie Videos und Bilder über die Kultur, Positionen und Abteilungen im Recruiting-Prozess zu mehr Bewerbern führen.

Und, selbst bei Absagen kann der Chatbot Sie unterstützen. Wenn ein Bewerber beispielsweise nicht ausgewählt wird, kann er diese Kandidaten im Talentpool speichern und sie später erneut über WhatsApp kontaktieren, wenn eine passende Stelle frei wird. So bleibt der Kontakt bestehen, und Unternehmen haben die Chance, talentierte Bewerber zu einem späteren Zeitpunkt zurückzugewinnen.

Chatbots sind offen für Kritik und bieten daher eine einfache Möglichkeit, Feedback und Bewertungen von Bewerbern einzuholen.

Nach Vorstellungsgesprächen können Chatbots automatisch eine kurze Umfrage oder Rückmeldung an Kandidaten senden. So erhalten Unternehmen wertvolle Einsichten in die Bewerbererfahrung und können Schwachstellen im Prozess schnell erkennen.

Tauscht sich Ihr Chatbot direkt auf der Website mit den Kandidaten aus, erhalten Sie mit Text- und Sternebewertungen am Ende des Chats, um Einblicke in die Leistung Ihres Recruiting-Chatbots.

Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um die Formulierung Ihres Chatbots, das Themenspektrum und vieles mehr zu verbessern. Bewerber können die Feedback-Funktion auch nutzen, um technische Probleme zu melden, z. B. wenn Antwort-Buttons nicht funktionieren oder der Chatbot Eingaben wiederholt falsch versteht.

Mit Userlike können Bewerber ihre Chatbot-Erfahrung am Ende des Chats bewerten und kommentieren.

Durch das Echtzeit-Feedback können HR-Chatbots den Bewerbern eine persönlichere und effizientere Erfahrung bieten und dazu beitragen, dass sie Ihr Unternehmen und Ihren Einstellungsprozess insgesamt professioneller wahrnehmen.

Userlike - HR-Chatbot mit GPT-4

Um die richtigen Bewerber auszuwählen, brauchen Personalverantwortliche Wissen, Erfahrung und Weiterbildungen. Userlikes GPT-4-Chatbot greift auf Ihren gesammelten Wissensschatz zurück, den Sie in Ihrer selbstlernenden Wissensdatenbank hinterlegen, und profitiert zusätzlich von der aktuellsten KI-Technologie der Welt.

Die GPT-4 Integration erlaubt dem fortschrittlichen Chatbot Einträge Ihrer Wissensdatenbank kreativ zu kombinieren um Bewerbern individuelle Antworten zu geben. Auch Folgefragen sind für den Support-Bot kein Problem: dafür überträgt er den Kontext der vorherigen Frage auf die unvollständige Anschlussfrage und sucht dann in der Datenbank nach der passenden Information.

Um Ihre Personalabteilung zu entlasten, beantwortet der KI-Chatbot die Fragen der Bewerber, aktualisiert Ihre Datenbank mit aktuellen Infos und kündigt wichtige Termine wie die Bewerbungsfrist an.

Der Bot kann Dokumente senden und empfangen, sowie Videos und GIFs teilen, um die Unterhaltung einfach und authentisch zu gestalten.

Da Userlikes All-in-One-Software, Live-Chat und Chatbots kombiniert, können sich Bewerber bei Bedarf jederzeit mit einem Mitarbeiter verbinden lassen. Um den Kandidaten noch persönlicher zu begegnen, erlaubt Userlike Personaler sie direkt aus dem Chat heraus zu einem Video-Call einzuladen. Falls Sie Ihren Bewerbungsprozess zusätzlich zur Website auch über Messaging-Apps abwickeln, kann der Bot mit unsere Software auch auf kann auf insgesamt fünf weiteren Kanälen ausgespielt werden, u.a. auf Whatsapp, Facebook und Instagram.

Wenn Sie die Support-Automatisierung konsequent auf Ihrer Website einsetzen möchten, können Sie die zentrale Wissensdatenbank z.B. mit Ihrer FAQ-Seite oder Ihrem Kontaktformular verbinden.

Die automatisierten Lösungen stellen sicher, dass die Besucher immer schnellstmöglich die richtigen Antworten finden und vermeiden, dass sich die Personalverantwortlichen immer wieder wiederholen müssen.

• Chatbot-Typ: KI (kontext-basiert) mit GPT-4-Integration
• Automatisierung: KI-Chatbot mit GPT-4, Smart FAQ, Kontaktformular-Vorschläge, intelligentes Chat-Routing passend zu Mitarbeiter-Skills, Nachrichtenvorlagen, Live-Übersetzungen, WhatsApp-Newsletter
• Kompatible Apps: WhatsApp, Facebook Messenger, Telegram, Threema, SMS
• Bot-Mensch-Weiterleitung: Ja

Paradox AI - HR-Chatbot “aus der Dose”

Wenn Sie auf der Suche nach einer intelligenten Lösung sind, die schnellstmöglich Ihre HR-Aktivitäten unterstützt, sollten Sie Paradox AI in Betracht ziehen.

Ihr HR-Assistenten-Bot Olivia gibt vor, ein Mitarbeiter Ihrer Personalabteilung zu sein und übernimmt wiederkehrende Fragen, damit Ihre Bewerber 24/7 “persönlichen” Echtzeit-Support erhalten.

Der Bot nutzt konversationelle KI und natürliche Sprachverarbeitung (NLP), so dass Bewerber frei in das Chatfenster tippen können und sofort freundliche und menschlich klingende Antworten erhalten. Der Bot kann auch Bewerber vorqualifizieren, Vorstellungsgespräche planen, Fragen beantworten und Erinnerungen verschicken.

Allerdings verwendet Paradox AI für Olivia das Bild einer echten Frau. Genau genommen die Frau des Unternehmensgründers. Wir bei Userlike raten davon ab, bei der Entwicklung eines Chatbots Bilder von Menschen zu verwenden, da dies falsche Erwartungen weckt und die Nutzer am Ende mehr frustriert als unterstützt. Daher sollten Unternehmen im Chat-Skript von Beginn an klarstellen, dass es sich um einen Bot handelt. Leider bietet Olivia nicht die Möglichkeit, interessante Kandidaten an einen menschlichen Chat-Recruiter weiterzuleiten und steht derzeit nur auf zwei Kanälen zur Verfügung.

Olivia ist dennoch eine einfache Lösung, um lange Einstellungsprozesse zu verkürzen, die für Ihr Team zeitraubend sein können.

• Chatbot-Typ: KI (kontext-basiert)
• Integrationen: SAP, Workday, Indeed, Equifax, Zoom, Gmail und viele andere HR-Softwares
• Kompatible Apps: WhatsApp, Facebook Messenger
• Bot-Mensch-Weiterleitung: Ja

TARS - simple HR chatbot

TARS hat 95, ja stolze 95 Vorlagen für Anwendungsfälle im Recruitment. Darunter Fragenkataloge, HR-Services und die Lohnabrechung.

Diese vorgefertigten Vorlagen sind ideal für diejenigen, die keine Zeit in die Erstellung von Conversational Flows investieren möchten, da sie nur geringfügig bearbeitet werden müssen, um sie an Ihre Marke anzupassen.

Sie können zum Beispiel mehrere Chatbots erstellen, um Bewerber zu filtern oder um Ihr Team mit einer Zufriedenheits- oder Feedback-Umfrage zu kontaktieren.

Das in den USA ansässige Unternehmen bietet Ihnen auch die Möglichkeit, einen Chatbot von Grund auf neu zu erstellen und unterstützt Sie dabei mit zahlreichen Tutorial-Videos auf seinem YouTube-Kanal . Derzeit können Sie den TARS-Bot nur auf zwei Kanälen anbieten.

• Chatbot-Typ: KI (kontext-basiert)
• Automatisierung: Mehrsprachiger Chatbot, Geolocation-Erkennung, Terminbuchungen, Analytics
• Kompatible Apps: Website, WhatsApp
• Bot-Mensch-Übergabe Ja

DHL Leipzig

Zunächst ein deutsches Beispiel, von dem wir alle lernen können: Das deutsche Logistikzentrum DHL Leipzig hält Bewerber mit einem WhatsApp-Chatbot auf dem Laufenden.

Die Kombination des persönlichen Charakters von WhatsApp mit dem Komfort von Chatbots ist die perfekte Mischung für einen effizienten HR-Service.

Vollzeit, Teilzeit, Praktika: Egal, um welche Stelle es sich handelt, lassen Sie die Bewerber sofort die Informationen erhalten, die sie brauchen, bevor sie sich bewerben.

Der von Userlike, betriebene Chatbot von DHL Leipzig hilft Bewerbern bei Fragen zu offenen Stellen, Background-Checks und dem schnellsten Weg zum Standort Ihres Unternehmens für ein Vorstellungsgespräch. Die Nutzer können ihre Fragen frei eingeben und der Chatbot erkennt entweder Keywords oder bittet den Nutzer, seine Frage neu zu formulieren. Der Chatbot bietet sogar mehrere Frageoptionen für den Nutzer an, so dass es einfacher ist, die richtigen Informationen zu erhalten.

Die Nutzer können ihre Fragen frei eingeben und der Chatbot erkennt entweder Keywords oder bittet den Nutzer, seine Frage neu zu formulieren. Der Chatbot bietet sogar mehrere Frageoptionen für den Nutzer an, so dass es einfacher ist, die richtigen Informationen zu erhalten.

L’Oreal Talent

In dem Bestreben, sein Einstellungsverfahren von Vorurteilen und Standard-Konzepten zu befreien, investierte das Kosmetikunternehmen L'Oréal in Künstliche Intelligenz. Gemeinsam mit Mya Systems (inzwischen von StepStone übernommen) wurde eine Dialogplattform entwickelt, die dabei hilft, Bewerber für beliebte Stellen zu filtern.

StepStone bietet auch einen Decoder für geschlechtsspezifische Vorurteile, um die Leistung Ihrer Stellenanzeigen zu verbessern.

L'Oréal erhält über eine Millionen Bewerbungen und stellt jedes Jahr Tausende von Mitarbeitern ein. Mya trifft eine Vorauswahl der Bewerber und wählt dabei auch "untypische" Profile aus, die die Personalverantwortlichen von L'Oréal auf den ersten Blick eventuell nicht in Betracht gezogen hätten. Dadurch diversifiziert L'Oréal seine Mitarbeiter und entlastet die Personalverantwortlichen, die sich auf die persönlichen Vorstellungsgespräche konzentrieren können.

Mya interagiert mit den Bewerbern in der Anfangsphase des Einstellungsverfahrens, indem sie allgemeine Fragen beantwortet und die Verfügbarkeit und Visabestimmungen überprüft. Und was sind die Ergebnisse? Bei der Einstellung für ein Praktikumsprogramm erhielt L'Oréal über 12.000 Bewerbungen. Mya ersparte dem Unternehmen 200 Stunden Arbeit bei der Besetzung von 80 Stellen.

Fähigkeiten, die ein Chatbot für die Personalabteilung mitbringen sollte

Bei der Erstellung eines Recruiting-Chatbots kommt vor allem auf die kleinen Details an:

• Ein einladendes Aussehen und Persönlichkeit: Wählen Sie einen zum Unternehmen passenden Avatar und verwenden Sie Buttons, Medien und andere interaktive Elemente, um das Engagement zu steigern und eine persönliche Erfahrung zu schaffen.
• Freundliche, klare Sprache: Schreiben Sie Ihre Einträge in der Wissensdatenbank bzw. in Ihrem Skript so, dass sie dem Tonfall Ihres Personalverantwortlichen entsprechen: positiv und professionell.
• Direkte Verbindung zu menschlichen Agenten: Verwenden Sie einen Chatbot, der eine Weiterleitung zu einem menschlichen Kollegen im Chat ermöglicht. Nur so können Sie sichergehen, dass Ihre Bewerber eine positive Erfahrung machen - und können den Kandidaten durch einen kurzen Videoanruf, in dem er seine Fragen stellen kann, vorqualifizieren.
• Intelligente Integrationen: Verbinden Sie Ihren Chatbot mit Ihrer internen Einstellungssoftware, um den Überblick über Fortschritte und in Frage kommende Kandidaten zu behalten.
• Verfügbarkeit auf den wichtigen Kanälen: Der beste Bot bringt Ihnen nichts, wenn Sie ihn nicht auf den heute wichtigen Kanälen anbieten können, wie Website-Chat und Messaging-Apps wie WhatsApp, Instagram und Facebook.

Userlike: KI-Lösung für HR-Chatbots

Suchen Sie den besten Kandidaten für Ihre Stelle als allwissender Chatbot? Dann suchen Sie nicht weiter. Userlikes KI-Chatbot ist Teil des AI Automation Hubs, einer umfassender KI-Plattform, mit der Sie einen großen Teil des Kundensupports automatisieren können. Das Herzstück des Hubs ist eine zentrale Wissensdatenbank, die zunächst mit Ihren Unternehmensdaten gefüttert wird und anschließend fortlaufend und mit jeder Kundeninteraktion dazulernt.

Der Chatbot mit GPT-4-Integration passt sich an die Bedürfnisse Ihrer HR-Abteilung an und ist ein echter Team-Player. Die leistungsstarke KI-Technologie erweitert den Chatbot um fortschrittliche Fähigkeiten für Ihren Bewerberprozess. So kann er Informationen Ihrer Wissendatenbank kreativ kombinieren und Nutzern individuell antworten. Stellt ein Kandidat mehrere Fragen gleichzeitig, sucht der Chatbot direkt im AI Automation Hub nach den passenden Einträgen und beantwortet die Anfrage in einer zusammenhängenden Nachricht.

Ein Bewerbungsprozess besteht häufig aus mehreren Schritten und Kandidaten über die einzelnen Schritte zu informieren und aufzuklären kann zeitaufwendig sein. Auch in diesem Fall steht Ihnen der GPT-Chatbot zur Seite: Er kann Bewerbern den Prozess stichpunktartig und verständlich zusammenfassen.

Mit Userlikes profesioneller Unified-Messaging-Lösung empfangen Sie die Nachrichten aller wichtigen Kanäle in einem Posteingang und behalten die Chats mit Bewerbern und Kunden im Überblick. Kompatibel sind Website-Chat, WhatsApp, Instagram, Facebook, SMS, Telegram, Threema und ab Winter 2023 auch E-Mail.

Mit Userlike sind nicht nur Ihre Chatbots KI-basiert. Unterstützen Sie Ihre Kandidaten mit einer verbesserten Version der klassischen FAQ-Seite und einem Kontaktformular, das in Echtzeit auf Kundeneingaben antwortet – bevor die Anfrage zum Ticket für Ihre Mitarbeiter wird. Das spart Ihrem Team Zeit, Geld und Ressourcen - und hilft Ihnen, Talente zu gewinnen.

Wenden Sie sich an unser Team von Chatbot-Enthusiasten direkt auf unserer Website oder senden Sie uns eine E-Mail an support@userlike.com!