Wie Hochschulen und Unis von Chatbots profitieren
Mit der Digitalisierung von Hochschulen und Universitäten stehen die Organisationen vor der Herausforderung, ihre Dienstleistungen effizienter und zugänglicher zu gestalten. Chatbots spielen in der Kommunikation mit angehenden und eingeschriebenen Studenten eine immer größere Rolle.
Intelligente, KI-gestützte Tools vereinfachen nicht nur die Kommunikation zwischen Studierenden und Hochschulen, sondern bieten interessante Anwendungsmöglichkeiten, die die Hochschulbildung nachhaltig verändern können.
In unserem Artikel sprechen wir über die Vorteile von Chatbots für Hochschulen und Unis, wie Sie eingesetzt werden können und stellen Ihnen Bildungseinrichtungen vor, die künstliche Intelligenz bereits erfolgreich im Austausch mit Studierenden einsetzen.
- Vorteile von Chatbots für Hochschulen und Unis
- Anwendungsfälle für Chatbots in der Bildungsbranche
- Statistiken, die für KI für Hochschulen sprechen
- Beispiele: So werden Chatbots an Hochschulen eingesetzt
- Userlike: All-in-One-Messaging-Lösung für die Automobil-Branche
Vorteile von Chatbots für Hochschulen und Unis
- 24/7-Verfügbarkeit: Ein Chatbot ist rund um die Uhr erreichbar, auch außerhalb der regulären Öffnungszeiten des Studierendensekretariats oder der Sprechstunden. So können Chatbots Studierende jederzeit unterstützen und ihre Fragen sofort beantworten.
- Schnelle und präzise Kommunikation: Chatbots beantworten einfache Anfragen innerhalb von Sekunden, ohne, dass beispielsweise Studieninteressierte lange auf eine Rückmeldung per E-Mail warten müssen und wichtige Infos zum Studium direkt erhalten.
- Automatisierung von Routineaufgaben: Viele Prozesse, wie Fragen zu Zulassungsvorrausetzung und NC oder den Status Ihrer Bewerbung können automatisiert werden, sodass Ihre Hochschulmitarbeiter sich auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren können.
- Kosteneffizienz: Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben sinken Ihre Kosten und Ihre Mitarbeiter können sich auf die ausführliche Beratung von Studieninteressierten konzentrieren, die bereits eindeutiges Interesse haben.
- Mehrsprachigkeit: Statt einzelne Mitarbeiter für die jeweiligen Sprachen einzustellen, können Chatbots flexibel zwischen verschiedenen Sprachen wechseln. Ein Chatbot, der Studierende und Interessierte in Ihrer Muttersprache weiterhilft, zeigt Ihre Schule als moderne und internationale Organisation.
- Personalisierte Empfehlungen: Basierend auf Vorlieben und Interessen, kann Ihr digitaler Assistent Interessierte bei der Auswahl ihres Studiums zur Seite stehen und Ihnen geeignete Studiengänge, Kurse oder Weiterbildungen anbieten.
Anwendungsfälle für Chatbots in der Bildungsbranche
- Studierendenberatung und -betreuung
- Verwaltungsaufgaben automatisieren
- Bewerbungs- und Zulassungsprozess
- Internationale Studierendenbetreuung
- Virtuelle Lernassistenten
- Studierendenfeedback und Evaluationen
- Integration mit Campus-Systemen und Apps
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Studierendenberatung und –betreuung
An einigen Universitäten kann das Studienangebot ganz schön überwältigend sein, vor allem für angehende “Erstis”. Hier können Chatbots eine tolle Hilfe sein, da sie Interessierten bei allgemeinen Anfragen zu Studiengängen oder Zulassungsvoraussetzungen unterstützen.
Fragt der Bot Interessen und Kenntnisse ab, kann er Empfehlungen für spezifische Kurse, Wahlfächer oder Forschungsprojekte aussprechen und dabei helfen, ein maßgeschneidertes Studienprogramm zu erstellen.
Ein weiterer beliebter Anwendungsfall, ist, Chatbots für die Karriereberatung einzusetzen. Sie können Jobmöglichkeiten, Praktika oder Netzwerkveranstaltungen vorschlagen, die den beruflichen Interessen der Studierenden entsprechen.
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Verwaltungsaufgaben automatisieren
Chatbots vereinfachen die Prüfungsanmeldung und Kursbuchung für Studierende erheblich und verkürzen so deren Wartezeit. Sie sind rund um die Uhr verfügbar und so in der Lage Anmeldungen zu bearbeiten und sofortige Bestätigungen zu senden.
Zudem können sie Fragen zu Kursinhalten und -anforderungen beantworten, ohne dass Studierende sich lange durch FAQs klicken oder sich an Dozenten wenden müssen.
Diese Routineaufgaben an einen Chatbot auszulagern, verbessert nicht nur das Erlebnis für Studierende, sondern reduziert auch den administrativen Aufwand der Hochschule.
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Bewerbungs- und Zulassungsprozess
Kaum ein Studieninteressierter bewirbt sich an nur einer Hochschule. Das bedeutet auch, dass jede ihre eigenen Voraussetzungen, Regeln und Fristen hat. Umso wichtiger ist es daher, sie in diesem Prozess nicht allein zu lassen – Chatbots sind hier die idealen Helfer.
Sie begleiten Bewerber durch die verschiedenen Schritte der Einschreibung/Bewerbung und stehen immer zur Seite, um häufig gestellte Fragen zu beantworten und/oder Dokumente entgegenzunehmen.
Am Ende kann der intelligente Bot sogar überprüfen, ob alle nötigen Dokumente und Formulare eingereicht wurden, was die die Anzahl der unvollständigen Bewerbungen reduziert.
Ist diese einmal abgeschickt, müssen angehende Studierende nicht auf eine Rückmeldung des Sekretariats warten, sondern können den Chatbot jederzeit kontaktieren und den Status der Bewerbung abfragen.
Sich für den Bewerbungsprozess von einem Chatbot unterstützen zu lassen, erleichtert nicht nur den komplexen Prozess, sondern entlastet auch nachhaltig Hochschulmitarbeitende und damit das Budget.
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Internationale Studienbetreuung
Chatbots können eine wichtige Rolle bei der Betreuung internationaler Studierender spielen. Sie stellen beispielsweise Informationen zu Visa-Anforderungen, Unterkunftsmöglichkeiten oder lokale Kultur bereit.
Besonders hilfreich ist auch die Unterstützung bei administrativen Prozessen wie die Anmeldung zu einem Sprachkurs oder bei rechtlichen und finanziellen Fragen, wie etwa zum Thema Arbeitserlaubnis, Steuern oder dem Öffnen eines Bankkontos.
Die praktische Chatbot-Anleitung für Unternehmen
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Virtuelle Lernassistenten
Virtuelle Lernassistenten bieten Studierenden wertvolle Unterstützung während ihres Lernprozesses. Durch die Integration von Chatbots in Learning-Management-Systeme (LMS) können diese Tools personalisierte Lernpfade und Empfehlungen bieten, basierend auf den Fortschritten und Interessen der Studierenden.
Darüber hinaus bieten die intelligenten Chatassistenten interaktive Übungen und Quizze an, um das Verständnis der Studierenden zu überprüfen. Sie sind sogar in der Lage Feedback zu den Leistungen zu geben und Verbesserungsvorschläge zu machen.
Lernassistenten ersetzen keine Tutoren an Unis, allerdings sind sie eine sinnvolle Ergänzung für Lehrende und können Studis in der Prüfungsvorbereitung unterstützen.
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Studierendenfeedback und Evaluationen
Um sich als Hochschule stetig zu verbessern und die Zufriedenheit der Studierenden hochzuhalten, sollten Sie regelmäßig deren Feedback einholen.
Um in diesem Prozess Zeit zu sparen und die Auswertung möglichst einfach zu gestalten, können Sie sich von einem Chatbot unterstützen lassen.
Ihr Uni-Bot kann Umfragen und Fragebögen automatisch an Studierende senden, wenn sie im Studierendenverwaltungsportal sind. Das ist ein idealer Zeitpunkt, um ihre Meinung und Feedback über das Studium an ihrer Hochschule einzuholen oder sie daran zu erinnern, dass sie die Umfrage noch nicht beantwortet haben.
Der Chatbot kann auch anonyme Feedback-Optionen anbieten, um ehrliche und offene Rückmeldungen zu fördern.
Dank des Chatbots sind sie bei der Auswertung auch nicht ganz auf sich allein gestellt. Der intelligente Assistent kann die gesammelten Daten für Sie analysieren und Berichte erstellen, die den Lehrkräften und der Verwaltung helfen, Verbesserungsbereiche Ihrer Hochschule zu identifizieren.
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Integration mit Campus-Systemen und Apps
Um das Campus-Leben für Ihre Studierenden intelligenter zu gestalten, können Chatbots nahtlos in bestehende Systeme und Apps integriert und mit Lernmanagementsystemen, Bibliothekskatalogen und Verwaltungssystemen verbunden werden.
Sie können Benachrichtigungen und Updates in Echtzeit senden, um Studierende über wichtige Ereignisse und Fristen zu informieren. Zudem können Chatbots personalisierte Informationen basierend auf dem Profil und den Präferenzen der Studierenden bereitstellen.
Durch die Integration mit Campus-Systemen können Chatbots auch administrative Aufgaben wie die Raumreservierung und die Verwaltung von Ressourcen unterstützen.
Dies führt zu einer verbesserten Effizienz und einem reibungsloseren Ablauf des Campuslebens.
Statistiken, die für KI an Hochschulen sprechen
Die Integration von KI-Tools an Hochschulen und Unis steigern Effizienz und Zufriedenheit der Studis. Dabei unterstützen sie Studenten und Mitarbeitende gleichermaßen.
Verschiedene Studien und Umfragen zeigen, dass Studierende und Hochschulen zunehmend auf Chatbots und andere KI-basierte Anwendungen setzen, um den Lern- und Lehrprozess sowie administrative Prozesse zu unterstützen.
- Das Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) fördert seit Ende 2021 zahlreiche Projekte zur Integration von KI in der Hochschulbildung. Dazu gehören die Entwicklung von intelligenten Assistenzsystemen und KI-basierten Lern- und Prüfungssystemen. (Quelle: Künstliche Intelligenz an Hochschulen)
- Eine Studie der Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften (ZHAW) ergab, dass 78 % der befragten Unternehmen in der DACH-Region Chatbots für FAQ- und Auskunftssysteme in der betrieblichen Bildung als geeignet ansehen (Quelle: Für welche Anwendungen der betrieblichen Bildung sind Chatbots Ihrer Meinung nach geeignet?)
- Laut einer Umfrage der Hochschule Darmstadt haben 63,2 % der Studierenden in Deutschland bereits KI-basierte Tools wie Chatbots für ihr Studium genutzt (Quelle: Bundesweite Studie: So nutzen Studierende KI-Tools wie Chat GPT)
- Laut einer Studie von University Business Intelligence aus dem Jahr 2020 haben 42% der europäischen Universitäten in den letzten zwei Jahren Chatbots eingesetzt, um ihre Kommunikationsprozesse zu verbessern und die Studierendenberatung effizienter zu gestalten. Besonders in der Studienberatung zeigte sich ein Trend, dass Studierende zunehmend an der Nutzung von Chatbots interessiert sind, da sie schnell Antworten auf häufig gestellte Fragen erhalten können. (Quelle: Role of AI chatbots in education: systematic literature review)
Beispiele: So werden Chatbots an Hochschulen eingesetzt
Justus-Liebig Universität
Um Anfragen von Studieninteressierten effizient und rund um die Uhr zu beantworten, hat die Justus-Liebig-Universität Gießen den Chatbot „Justus“ eingeführt.
Dieser Chatbot beantwortet häufig gestellte Fragen zum Thema Bewerbung, Fristen und Zulassungsvoraussetzungen. Möchten Website-Besucher direkt mit einem Serviceberater sprechen oder sollte der KI-Bot einmal nicht weiterhelfen können, ist er jederzeit in der Lage die Unterhaltung an einen menschlichen Mitarbeiter zu übergeben.
Neben „Justus“, der in erster Linie die Studienberatung unterstützt, wurde auch ein weiterer Chatbot eingerichtet, der das Hochschul-Rechenzentrum (HRZ) bei der Bearbeitung technischer Anliegen entlastet.
Dank des Einsatzes von Userlike und dem KI-Chatbot „Justus“ konnten folgende Ergebnisse erzielt werden:
- Lösungsrate im November: 78 % der Anfragen wurden erfolgreich vom Chatbot bearbeitet.
- Konversationen pro Monat: Der Chatbot verzeichnete 300-400 Gespräche monatlich.
Macromedia
Die Macromedia Hochschule setzt auf moderne digitale Lösungen, um Studieninteressierte und Studierende schnell und direkt zu helfen.
Möchten Website-Besucher sich über ein Studium informieren oder benötigen Studenten Hilfe, können Sie über das Chat-Widget wählen, ob sie einen Live-Chat oder eine Unterhaltung über WhatsApp starten möchten.
Im beliebten Messenger hat die Hochschule einen Chatbot eingesetzt, über den Nutzer zum gewünschten Campus und/oder den passenden Studienberater weitergeleitet werden. So erreichen Anfragende schnell den richtigen Ansprechpartner, sei es für Studienberatung, Campusinformationen oder Unterstützung im laufenden Studium.
Dank Userlikes sorgt die Hochschule sorgt dafür, dass Studierende und Studieninteressierte die Hilfe erhalten, die sie benötigen, wann immer sie sie brauchen.
Hochschule Hamm-Lippstadt
Seit Mai 2024 steht Studieninteressierten an der Hochschule Hamm-Lippstadt der Chatbot Charlie zur Verfügung. Auf der Studiumsangebot-Seite der Universität hilft Charlie dabei, häufige Fragen rund ums Studium und die Studienberatung schnell und effizient zu beantworten.
In sieben Monaten konnte der Chatbot bereits fast 700 Anfragen selbstständig lösen und glänzt mit einer Lösungsrate von 89%. Das zeigt, was für eine wertvolle Unterstützung Charlie für angehende Studierende bietet. Sollte eine Anfrage jedoch komplexer sein oder dem Nutzer nicht weiterhelfen, kann er die Unterhaltung jederzeit nahtlos an einen menschlichen Berater übergeben, der die Konversation fortführt.
Neben dem Chatbot nutzt die Hochschule auch Userlike Website-Chat, der direkt auf der Seite des Zentrums für Wissensmanagement integriert ist und eine einfache und schnelle Kontaktaufnahme ermöglicht. Dort sind Berater per Chat verfügbar, die bei Bedarf weiterhelfen.
Userlike: Die All-in-One-Lösung für die Bildungsbranche
Bildungsinstitute werden zunehmend auf digitale Kommunikationslösungen setzen müssen, um eingeschriebenen und zukünftigen Studierenden eine digital-native Erfahrung mit Ihrer Hochschule zu bieten. Nutzen auch Sie die Vorteile von KI-Support so wie es bereits die Justus-Liebig Universität oder Macromedia tun.
Eine fortschrittliche All-in-One-Software wie Userlike kann Sie dabei unterstützen.
Füllen Sie Userlikes zentrale Wissensdatenbank mit allen wichtigen Informationen, um administrativen Aufgaben zu automatisieren und Ihren Chatbot auch in weitere Prozesse Ihrer Hochschule einzubinden. Userlikes KI-Chatbot bringt den Uni-Alltag für Studierende durch die integrierten GPT-4-Fähigkeiten auf das nächste Level.
Der Bot ist in der Lage die individuellen Chatanfragen zu antworten, auch wenn mehrere Fragen in einer Nachricht gestellt werden. Er setzt Informationen aus Ihrer Wissensdatenbank kreativ zu einem neuen Text zusammen und gibt Nutzern eine persönliche, natürlich klingende Antwort.
Alle Chatbot- und Automationsfunktionen des Userlike AI Automation Hubs finden Sie hier im Überblick.
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Bei Fragen können Sie sich jederzeit per Chat oder WhatsApp bei uns melden! Wir freuen uns, Sie bei Ihrem Chatbot-Projekt zu unterstützen!
