Messaging Support

November 15, 2024

Alina Günder

Wie Sie WhatsApp Business auf mehreren Geräten nutzen

Wer WhatsApp Business auf mehreren Geräten nutzen möchte, dem bietet der beliebte Messenger dafür zwei Möglichkeiten.

• WhatsApp auf mehreren Geräten nutzen: Multi-Geräte-Funktion
• WhatsApp Business auf mehreren Handys nutzen
• WhatsApp auf beliebig vielen Geräten nutzen: WhatsApp Business Platform
• FAQ zur Verwendung von WhatsApp auf mehreren Geräten
• WhatsApp auf mehreren Geräten DSGVO-konform nutzen: Userlike

WhatsApp Web kennen die meisten bereits aus dem privaten Gebrauch: Über die URL web.whatsapp.com können Nutzer auf einem beliebigen Endgerät über den Browser mit ihren Kontakten chatten. Genauso können Sie auch mit der WhatsApp Business App mehrere Geräte nutzen.

Seitdem WhatsApp Business die Multi-Geräte-Funktion eingeführt hat, können (Klein-)Unternehmen, WhatsApp Business auf bis zu vier verknüpfte Geräte gleichzeitig nutzen. Das Handy muss also nicht mit dem Internet verbunden sein, damit Sie WhatsApp über die von Ihnen angebundenen Geräte nutzen können.

Allerdings müssen Sie sich mit Ihrem Haupttelefon alle 14 Tage mit dem Internet verbinden, damit Sie die Verknüpfungen der Geräte aufrechterhalten. Unterstützt werden Desktop-, Web- und Tablet-Geräte.

WhatsApp Web bzw. Desktop eignen sich vor allem für Einzelunternehmer, die flexibel zwischen Smartphone und Laptop bzw. PC wechseln möchten, beispielsweise um Nachrichten schneller mit einer haptischen Tastatur zu beantworten. Auch für kleine Unternehmen, die WhatsApp-Support mit einem kleinen Service-Team anbieten, ist WhatsApp Web bzw. Desktop eine gute Wahl. Dabei erhält jeder Mitarbeiter ein verknüpftes Gerät und kann darüber auf den WhatsApp-Account des Unternehmens zugreifen.

Anleitung: WhatsApp auf mehreren Geräten nutzen

1. Öffnen Sie die URL web.whatsapp.com auf dem Gerät, das Sie verknüpfen möchten. Es wird ein QR-Code angezeigt.

2. Android-Nutzer gehen nun in der WhatsApp Business App über die drei Punkte zum Reiter "Verknüpfte Geräte" > "Gerät hinzufügen". iOS-Nutzer tippen auf Einstellungen > "Gerät hinzufügen".

3. Es öffnet sich ein QR-Code-Scanner, mit dem Sie nun direkt den angezeigten QR-Code auf web.whatsapp.com scannen können

In den Einstellungen der WhatsApp Business App können Sie bis zu vier Geräte verknüpfen.

Vorteile

• Die Verwendung von WhatsApp Web und WhatsApp Desktop ist kostenlos
• Nutzung von WhatsApp Business in der gewohnten Anwendungsoberfläche

Nachteile

• Die WhatsApp Business App ist nicht DSGVO-konform
• Alle Mitarbeiter arbeiten unter dem gleichen Namen; eine Nachverfolgung ist nicht möglich.
• Wichtige Servicefunktionen für Teams wie Weiterleitungen und Notizen fehlen der WhatsApp Business App auch bei Verwendung der Web- und Desktop-Version.
• WhatsApp Business ist bei dieser Variante fest an die verknüpften Geräte gebunden. Sie müssen also im Krankheitsfall und bei Abwesenheiten im Team durchgereicht werden.
• Einige Grundfunktionen Ihres WhatsApp-Business-Accounts stehen über die verknüpften Geräte nicht zur Verfügung, wie das Einsehen des Live-Standortes (Android + iOS), das Erstellen von Broadcast-Listen (Android + iOS) oder das Löschen oder Leeren von Chats (iOS).

WhatsApp Business: Datenschutz, Beispiele und erste Schritte

In diesem Guide finden Sie alle wichtigen Informationen zum Einsatz von WhatsApp im Unternehmen.

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Lange war es nicht möglich, auch mehrere Telefone gleichzeitig über WhatsApp Business zu nutzen. Seit April 2023, ermöglicht der Messenger ein weiteres Smartphone als sogenanntes “begleitendes Telefon” mit WhatsApp Business zu verknüpfen. Einmal erfolgreich verbunden, findet sich in den WhatsApp-Einstellungen des Gerätes der Vermerkt “Verknüpftes Gerät”.

Anleitung: Begleitendes Android-Telefon mit WhatsApp Business verknüpfen

1. Laden Sie die WhatsApp Business-App auf Ihr begleitendes Android-Telefon herunter. Öffnen Sie die App und klicken Sie auf Zustimmen und Fortfahren
2. Klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts und wählen Sie Als begleitendes Gerät verknüpfen. Nun wird Ihnen ein QR-Code angezeigt, den Sie mit Ihrem Haupttelefon scannen müssen.
3. Öffnen Sie die WhatsApp-Business-App auf Ihrem Haupttelefon, klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts und wählen Sie Verknüpfte Geräte > Gerät hinzufügen. Handelt es sich um ein iOS-Haupttelefon dann klicken Sie in Ihren WhatsApp-Einstellungen unter Verknüpfte Geräte auf Gerät hinzufügen.
4. Entsperren Sie Ihr Haupttelefon. Sollte Ihr Gerät eine biometrische Authentifizierung verlangen, dann folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm. Falls nicht, werden Sie zur Eingabe der PIN aufgefordert, die Sie zum Entsperren des Telefons verwenden.
5. Scannen Sie mit Ihrem Haupttelefon den Code auf dem begleitenden Android-Telefon.

Hinweis:

• Funktionen wie „Live-Standort“ oder das Erstellen von Statusmeldungen sind auf begleitenden Telefonen nicht verfügbar.
• Um die Zwei-Handy-Funktion optimal nutzen zu können, sollten Sie die WhatsApp Business-App auf die neueste Version updaten.

Um WhatsApp Business im vollen Umfang und auf beliebig vielen Geräten zu nutzen, müssen Unternehmen die WhatsApp Business API mit einer professionellen WhatsApp Business Platform wie Userlike verbinden. Jeder Service-Mitarbeiter erhält so einen eigenen Account für den gemeinsamen WhatsApp-Posteingang und beantwortet von hier aus alle eingehenden Service-Anfragen.

Diese Kunden-Messaging-Software stellt nicht WhatsApp selbst zur Verfügung, sondern ein offizieller WhatsApp Business Solution Provider (BSP). Der Funktionsumfang unterscheidet sich daher von Anbieter zu Anbieter. Userlikes Message Center bietet zum Beispiel effiziente Servicefunktionen wie die Weiterleitung von Chats, automatische Übersetzungen, Kundenprofile und intelligentes Routing.

Diese Lösung eignet sich für alle Unternehmen, die WhatsApp mit professionellen Service-Features für Sales und Service nutzen möchten. Vor allem Mittelständler und große Unternehmen profitieren von der Möglichkeit mit Userlike verschiedene Tools mit WhatsApp zu verbinden (z.B. CRMs, Team-Chats, etc.) und Mitarbeitern verschiedene Rollen und Rechte zuzuteilen.

Anleitung: WhatsApp auf beliebig vielen Geräten nutzen

1. Bei einem WhatsApp-Business-Partner registrieren: Wählen Sie eine WhatsApp-Business-Platform. Wenn Sie sich für Userlike entscheiden, erstellen Sie sich zuerst einen kostenlosen Account und folgen dann diesen weiteren Schritten:
2. API-Schlüssel generieren: Füllen Sie das Antragsformular aus und folgen Sie dem einfachen Anmeldeprozess, bei dem Sie Ihren Facebook-(Meta)-Business-Account verknüpfen und Ihre WhatsApp-Telefonnummer verifizieren lassen. Nachdem Ihre WhatsApp Nummer erfolgreich verifiziert wurde, wird der WhatsApp API-Key generiert.
3. (Optional) Facebook-(Meta)-Business-Account verifizieren: Sollten Sie Ihren Meta-Business-Account noch nicht verifiziert haben, laden Sie die hierfür benötigten Dokumente im Meta Business Manager hoch. Solange Ihr Account noch nicht vollständig verifiziert ist, steht Ihnen nur eine begrenzte Anzahl an Konversationen zur Verfügung.
4. Kunden-Messaging-Lösung mit WhatsApp API verbinden: Geben Sie nun den API-Schlüssel in Ihrem Userlike Dashboard ein, um die Verbindung zu WhatsApp herzustellen. Je nach Paket, können Sie nun mehrere Mitarbeiter (4,10, 20 oder beliebig viele) mit dem zentralen Message-Center verbinden.

Jedes Team-Mitglied erhält Zugang zum Userlike Message Center, um WhatsApp Business auf mehreren Geräten zu nutzen.

Vorteile

• Sie können WhatsApp DSGVO-konform mit mehreren Geräten nutzen, sowohl per Desktop als auch mit unserer mobilen Userlike-App.
• Alle Teammitglieder erhalten einen eigenen Mitarbeiter-Account.
• Ihrem Service-Team stehen erweiterte Funktionen für professionellen Kundenservice zur Verfügung, wie Chatbot-Integration und weitere Automations-Funktionen.
• Erstellen Sie zielgruppengerechte WhatsApp-Kampagnen direkt in Userlike und versenden Sie personalisierte WhatsApp-Newsletter, um Kunden über aktuelle Rabattaktionen zu informieren oder individuelle Coupon-Codes zu teilen.
• Teilen Sie Mitarbeitern Rollen und Zugriffsrechte zu, um die Arbeit im Team zu organisieren.
• Der zentrale Posteingang kann auch für andere Messaging-Kanäle, wie Website-Chat oder Facebook Messenger genutzt werden.

Nachteile

• Die WhatsApp Business Plattform berechnet eine monatliche Gebühr für den WhatsApp API-Zugang.
• Wie viele Geräte Sie mit WhatsApp Business gleichzeitig nutzen können, hängt davon ab, wie viele Mitarbeiter-Accounts (bei Userlike nennen wir diese "Operatoren-Plätze") Ihr gebuchtes Paket beinhaltet.
• WhatsApp berechnet bei mehr als 1000 Unterhaltungen im Monat eine Gebühr pro Unterhaltung.

Ist die Nutzung von WhatsApp Web bzw. WhatsApp Desktop DSGVO konform?

Nein, da die WhatsApp Business App, auf deren Grundlage sowohl WhatsApp Web als auch WhatsApp Desktop arbeiten, die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nicht erfüllt.

Ist die Nutzung der WhatsApp API DSGVO konform?

Ja, da die API-Schnittstelle einen Zugriff auf gespeicherte Kontakte und andere Metadaten verhindert.

Kann ich WhatsApp Business auf zwei Handys nutzen?

Mit der “Begleitendes-Telefon”-Funktion können Sie, wenn auch leicht eingeschränkt, zwei Handys über die WhatsApp-Business App nutzen.

Allerdings empfehlen wir für effizienten WhatsApp-Support die WhatsApp Business Platform. Diese können Sie mit dem vollen Funktionsumfang auf zwei Handys nutzen, da Mitarbeiter ihren individuellen Zugang zur Software erhalten und von jedem beliebigen Gerät darauf zugreifen können. Da die Platform allerdings viel umfangreicher ist als die App, empfiehlt sich die Verwendung von zwei Tablets oder Desktop-Geräten.

Kann ich WhatsApp und WhatsApp Business gleichzeitig nutzen?

Theoretisch ist es möglich, die private WhatsApp-Anwendung und WhatsApp Business auf einem Smartphone parallel zu nutzen, solange man dafür unterschiedliche Rufnummern nutzt.

Mit Userlike nutzen sie die WhatsApp Business API DSGVO-konform. Als deutscher WhatsApp-Business-Solution-Partner erfüllt unsere Software alle Voraussetzungen, damit Sie WhatsApp auf mehreren Geräten sicher nutzen können:

1. Alle Chat-Daten werden sicher und DSGVO-konform auf Servern innerhalb Deutschlands gespeichert.
2. Im Chat-Widget kann eine Datenschutzerklärung eingebunden werden.
3. Daten können mit einem Verfallsdatum versehen werden, damit sie automatisch gelöscht werden.
4. Detaillierte Informationen zum Thema DSGVO und WhatsApp finden Sie in unserem Artikel "WhatsApp im Unternehmen - was sagt der Datenschutz?"

Haben Sie noch Fragen, wie Sie WhatsApp Business auf mehreren Geräten nutzen oder die WhatsApp Business API einrichten? Dann kontaktieren Sie uns über unseren Chat. Sind Sie schon sicher, dass Sie direkt Userlike und WhatsApp in Ihrem Unternehmen einsetzen möchten? Dann starten Sie direkt mit unserer kostenlosen 14-tägigen Testphase.

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