Messaging Support

April 09, 2025

Alina Günder

WhatsApp Unternehmenskonto: So richten Sie es richtig ein (Guide 2025)

Unternehmen weltweit nutzen ein WhatsApp-Unternehmenskonto für Kundenservice, E-Commerce und Marketing. Der Hauptgrund: WhatsApp-Messaging ist die perfekte Mischung aus "persönlich” und “flexibel”.

Eine von Twilio durchgeführte Umfrage mit 1.500 europäischen Unternehmen zeigt, dass diese neben Live-Chat und Chatbots besonders in Messaging-Dienste investieren möchten.

In diesem kompletten Guide erklären wir:

✅ Welche WhatsApp Business Lösungen es gibt – und welche sich für Ihr Unternehmen eignet

✅ Wie Sie Ihren WhatsApp Business Account DSGVO konform einrichten

✅ Tipps zur Optimierung für besseren Kundenservice & mehr Conversions

Ob Kleinunternehmen oder große Marke – mit der richtigen WhatsApp-Strategie verbessern Sie die Kundenkommunikation und steigern die Effizienz Ihres Unternehmens. Legen wir los! 🚀

1. Vorteile – Was bringt ein WhatsApp Unternehmenskonto?
2. Vergleich – WhatsApp Business App vs. WhatsApp Business Platform
3. Anleitung – WhatsApp-Business-Account einrichten
4. Strategie – WhatsApp Unternehmenskonto optimieren
5. Preise – Was kostet ein WhatsApp Business Account?
6. Regeln – Das sollten WhatsApp-Business-Nutzer wissen
7. Datenschutz – Wie Sie WhatsApp DSGVO-konform nutzen
8. Anbieter – 3 deutsche WhatsApp Business Platforms

Die Vorteile eines WhatsApp-Unternehmenskontos stehen im direkten Zusammenhang mit den Stärken von WhatsApp als beliebteste Messaging-App in Deutschland und vielen anderen Ländern.

Reichweite. Statistiken zeigen: WhatsApp wird von allen Altersgruppen häufiger genutzt als Facebook, Instagram, TikTok und Snapchat. Mit mehr als zwei Milliarden Nutzern weltweit ist WhatsApp die erste Wahl, wenn es darum geht, mit Freunden und Familie in Kontakt zu bleiben.

Öffnungsraten. 98% der Messenger-App-Nachrichten werden geöffnet und gelesen. Vergleichen Sie das mit der durchschnittlichen Öffnungsrate von E-Mails (22%) und der Reichweite eines gut-performenden Facebook-Posts (7%).

Geringe Hürde. Für Kunden ist Messaging unumstritten der bequemste Weg, um mit einem Unternehmen zu kommunizieren, schließlich entspricht es genau ihren Gewohnheiten. Konsumenten überprüfen Ihre Nachrichten mehrmals täglich.

'Omotenashi' ist fester Bestandteil der Toyota-Unternehmensphilosophie. Es steht für hohe Aufmerksamkeit und Fürsorge. Daher bieten wir unseren Website-Besuchern fast selbstverständlich den Kontaktkanal WhatsApp an, der vielen von ihnen am bequemsten und vertrautesten ist.

Roland Blask, Senior Specialist Customer Experience, Toyota

Zahlreiche Anwendungsfälle. 50% der Kunden, die mit Unternehmen texten, tun das über die gesamte Customer Journey hinweg – für Fragen zu einem Produkt oder einer Dienstleistung, um einen Kauf zu tätigen, für eine Reservierung oder Kunden-Support. In diesem Kapitel erfahren Sie mehr über mögliche Anwendungsbeispiele von WhatsApp für Unternehmen.

Kundenbeziehungen. Es ist etwas Unbezahlbares, ein Teil der Kontaktliste Ihrer Kunden zu sein. Es schafft mehr Vertrauen in Ihre Marke: Fast 30% der WhatsApp-Nutzer klicken auf den Call-to-Action-Button in WhatsApp-Newslettern (z. B. auf den Link zu Ihrem Shop). Das macht WhatsApp zu einem weitaus effektiveren Kanal für die Leadgenerierung als E-Mail (3%) und Social Media (5%).

Mehr Artikel zu WhatsApp-Business-Vorteilen

• WhatsApp Business: Vorteile und Nachteile im Überblick
• WhatsApp: Die wichtigsten Nutzerzahlen in Deutschland

WhatsApp bietet zwei Möglichkeiten, einen WhatsApp Business Account einzurichten. Welche die richtige für Sie ist, hängt vor allem von der Größe Ihres Unternehmens ab und welche Funktionen Sie brauchen.

• WhatsApp Business (Premium) App für Freiberufler und kleine Unternehmen
• WhatsApp Business Platform für mittelständische und große Unternehmen

Steckbrief: WhatsApp Business App

🎯Zielgruppe. Die kostenlose WhatsApp Business App ist eine “Out-of-the-box”-Lösung, die für kleine Unternehmen entwickelt wurde – wie Frisöre, Zahnärzte oder kleine Online-Shops.

👨‍👧Teamwork. Mit der App ist die Nutzung des WhatsApp-Unternehmenskontos auf fünf Geräte beschränkt und bietet Ihnen keine individuellen Nutzerkonten, die Sie für jedes Ihrer Teammitglieder einrichten können. Das bedeutet, dass die Nutzung der App an die verknüpften Geräte gebunden ist. In der kostenpflichtigen Premium-Version (noch nicht verfügbar) gibt es erweiterte Team-Features: Es können bis zu 11 Geräte mit dem WhatsApp-Unternehmensaccount verbunden werden und es ist erkennbar, welcher Mitarbeiter eine Kundenanfrage beantwortet hat.

🦺Sicherheit. Da die Business-App immer mit einem Smartphone verbunden ist, entstehen aus Datenschutzsicht Sicherheitslücken. Damit ist ein WhatsApp Unternehmensaccount über die WhatsApp Business (Premium) App für professionelle Service-Teams ungeeignet.

🚪Zugang. Sie können die App im Apple App Store oder im Google Play Store kostenlos herunterladen.

Funktionen der WhatsApp Business (Premium) App

• Unternehmensprofil. Lassen Sie Ihre Kunden wissen, was Ihr Unternehmen tut, zu welchen Zeiten Sie verfügbar sind und teilen Sie ihnen Ihre Website, Anschrift und E-Mail-Adresse auf einen Blick mit.
• Katalog. Erstellen Sie einen Katalog mit Ihren Produkten. Wenn Sie einen Online-Mode-Shop haben, können Sie zum Beispiel Ihre Kollektion vorstellen. Laden Sie dazu eins oder mehrere Bilder hoch, einen Titel, Preis, Beschreibung sowie optional einen Link zum Onlineshop und einen Produkt-Code. Mit Userlike können Sie auch einen WhatsApp-Shop erstellen, in dem Sie das Warenkorb-Feature aktivieren. Kunden sammeln die gewünschten Produkte, können die Anzahl angeben und senden die Bestellung per WhatsApp-Nachricht direkt in den Chat mit Ihrem Unternehmen.
Diese Konditorei zeigt verschiedene Kuchen in der Katalog-Funktion. Quelle: Guiding Tech
• Kurzlink. Damit Kunden einen Chat starten können, ohne ihre Nummer vorher abzuspeichern, generieren Sie über die App einen Click-to-Chat-Link oder QR-Code, welche sie Ihren Kunden auf Ihrer Website oder auf Print-Materialien zur Verfügung stellen. Nutzen Sie eine WhatsApp Business Platform können Sie dazu einen Link-Generator verwenden oder den Link manuell erstellen.
• Labels. Sie können Ihren Kontakten passende Labels zuordnen und diese später auch ändern. Praktisch ein Mini-CRM-Feature.
• Automatisierte Nachrichten. Erstellen Sie einige automatisierte Nachrichten, beispielsweise eine Abwesend-Nachricht außerhalb Ihrer Servicezeiten oder eine Begrüßung neuer Kunden.
• Schnellantworten. Diese vorformulierten Nachrichten können Sie für häufig gestellte Fragen erstellen. Zum Beispiel um sich bei einem Kunden zu bedanken oder spezielle Richtlinien zu erklären.
• Broadcasting. Erstellen Sie eine Broadcasting-Liste mit bis zu 256 Kontakten. Sie können diese Funktion als eine Art Newsletter nutzen.

Viele kleine Unternehmen rund um den Globus nutzen die WhatsApp Business App bereits, zum Beispiel die Kaffee Privatrösterei in Düsseldorf.

Steckbrief: WhatsApp Business Platform

🎯Zielgruppe. Die WhatsApp Business Platform wurde für mittelständische und große Unternehmen mit professionellen Kundenservice-Teams entwickelt. Über die Platform-Lösung ist das Unternehmenskonto skalierbar und kann flexibel mit Ihren bestehenden Unternehmenssoftwares und -prozessen verbunden werden.

👨‍👧Team-Work. Die WhatsApp Business Platform ermöglicht Firmen, WhatsApp-Support über ein professionelles Support-Tool anzubieten – mit unbegrenzten Accounts (Log-ins) für Ihr Team und erweiterten Funktionen für Kundenservice und Vertrieb. Darüber hinaus erlaubt sie Ihnen, alle WhatsApp-Kundeninteraktionen in einer Plattform zu verwalten, in die sich die Mitarbeiter über ein beliebiges Endgerät inklusive Desktop-PCs einloggen können – die Nutzung ist also bequemer, übersichtlicher und von überall aus zugänglich, wie andere Software-Programme, die Sie im Unternehmen einsetzen.

Das Message Center von Userlike ist der zentrale Posteingang für all Ihre Kundennachrichten.

🦺Sicherheit. Im Gegensatz zur WhatsApp Business App, erfüllt die WhatsApp Business Platform die deutschen Datenschutzanforderungen für den Einsatz im Unternehmen. Mehr zum Thema Datenschutz von WhatsApp Business erhalten Sie in unserem Beitrag " WhatsApp im Unternehmen – was sagt die DSGVO?"

🚪Zugang. WhatsApp arbeitet mit verschiedenen Software-Anbietern zusammen, die WhatsApp-Plattformen entwickelt haben, sodass Sie WhatsApp mit erweiterten Team-Tools nutzen können. Diese können, wie bei Unternehmenssoftware üblich, für einen monatlichen Paketpreis gebucht werden. Im letzten Kapitel dieses Artikels finden Sie einen Vergleich von drei beliebten Platform-Anbietern.

Funktionen der WhatsApp Business Platform

Newsletter. Senden Sie Ihren Kunden personalisierte Marketing-Nachrichten, um Sie über neue Angebote, und Restocks zu informieren oder auch individuelle Rabattcodes oder Produkt-Neuigkeiten zu teilen.

Mitarbeiterweiterleitung. Mit der professionellen WhatsApp Business Variante können Sie, im Gegensatz zur App, eingehende Nachrichten bequem an Kollegen weiterleiten.

• Automatische Übersetzungen. Viele WhatsApp Business Plattformen, wie auch Userlike, haben eine integrierte Live-Übersetzungsfunktion. Spricht ein Lead oder Kunde nicht dieselbe Sprache des Mitarbeiters, kann er die Funktion aktivieren und chattet so automatisch in der Sprache des Interessenten, da Nachrichten in Echtzeit in die gewünschte Sprache übersetzt werden.
• Kundenprofile. Sammeln Sie alle relevanten Informationen Ihrer Kunden, um intelligente Kundenprofile zu erstellen. Ergänzen Sie neben Basisdetails wie Namen, E-Mail-Adresse und Telefonnummern auch Produktvorlieben oder Interessen.
• WhatsApp Flows. Mit WhatsApp Flows, ein Automations-Feature von WhatsApp Business, können Unternehmen dank individueller Formular-Sequenzen Daten Ihrer Kunden und Leads abfragen. Sie können beispielsweise Umfragen über dieses Feature abbilden oder Kunden die Möglichkeit geben, in einer WhatsApp Unterhaltungen Termine oder Karten für ein Konzert zu buchen.
• WhatsApp-Katalog. Verlinken Sie einen Produktkatalog im Profil und leiten darüber Kunden auf Ihren Online-Shop. Es ist auch möglich, die Produkte direkt in der App in einen Warenkorb zu legen, der dann als WhatsApp-Nachricht an Sie übermittelt wird.
• KI-Chatbot. Wenn Sie Ihre Serviceprozesse vereinfachen und Kunden 24/7 per WhatsApp zur Verfügung stehen möchten, dann ermöglicht Ihnen eine WhatsApp-Plattform einen KI-Chatbot einzusetzen. Er kann Kundendaten abfragen, den Lieferstatus mitteilen oder Kunden rund um die Uhr bei Fragen und Problemen unterstützen. WhatsApps einzige Vorraussetzung für den Einsatz eines Chatbots ist, dass die Unterhaltung jederzeit an einen geeigneten Mitarbeiter weitergeleitet werden kann.

Kommen wir zum praktischen Teil: Wie Sie WhatsApp Business einrichten und als Service- und Marketingkanal nutzen. Zuerst erklären wir die Einrichtung der App. Für die Anleitung zur Business Platform einfach weiter runter scrollen.

WhatsApp Business App einrichten - Schritt-für-Schritt-Anleitung:

Die WhatsApp-Business-App ist eine erweiterte Version der normalen WhatsApp-App. Sie erlaubt Ihnen, ein Business-Profil anzulegen und einen Katalog mit Produkten und Serviceleistungen zu erstellen.

1. Verwenden Sie eine separate Telefonnummer. Wenn Sie Ihr privates Handy nutzen, wird die App fragen, ob Sie Ihre aktuelle Nummer für WhatsApp Business verwenden möchten. Das ist wahrscheinlich nicht der Fall, da Sie sie dann nicht mehr für Ihre private Kommunikation nutzen können.
2. Laden Sie die App herunter. Vom App Store oder Google Play Store.
3. Öffnen Sie die App. Klicken Sie auf “Akzeptieren & Weiter.”
4. Entscheiden Sie, ob Sie Zugriff auf Ihre Kontakte erlauben möchten. Wenn Sie dem zustimmen, wird WhatsApp auf die Informationen Ihrer Kontakte zugreifen, wie die Telefonnummer, um Kundennamen und -bild zu importieren. Beachten Sie, dass dieser Punkt aus Datenschutzsicht umstritten ist. Besprechen Sie das daher mir Ihrem Datenschutzbeauftragten. Mehr Informationen zum Thema WhatsApp und Datenschutz erhalten Sie weiter unten oder in unserem Artikel WhatsApp im Unternehmen - Das sagt die DSGVO .
5. Erstellen Sie Ihr Profil. Richten Sie Ihren Account mit Unternehmensname, Profilbild (meist ein Logo) und der Unternehmenskategorie ein.

WhatsApp Business Platform einrichten - Schritt-für-Schritt-Anleitung:

Zugang zur einer WhatsApp Business Platform erhalten Sie über "Business Solution Provider" (BSP), also verifizierte Partner von WhatsApp, die Ihnen nicht nur die Platform, sondern auch den API-Schlüssel (Konnektor zwischen WhatsApp und Software) bereitstellen. Je nach Anbieter wird die Verknüpfung Ihres WhatsApp-Unternehmensaccounts und der Platform etwas anders ablaufen. Mit Userlike richten Sie Ihr WhatsApp-Unternehmenskonto in wenigen Minuten ein:

1. Userlike-Account erstellen. Registrieren Sie sich für Userlike, um unsere WhatsApp Business Platform 14 Tage kostenlos und risikofrei zu testen. Wenn Sie Ihren WhatsApp Unternehmensaccount nach der Testphase weiterhin nutzen möchten, bieten wir Ihnen das bereits ab 90 Euro monatlich, inklusive Website-Chat und professioneller Servicefunktionen.
2. WhatsApp-Business-Account in Userlike anlegen. Um Ihren WhatsApp-Business-Account mit Userlike zu verbinden, müssen Sie deshalb zunächst WhatsApp als neuen Kanal in Userlike anlegen. Sie können neben WhatsApp auch andere Messaging-Apps mit Userlikes zentralem Posteingang verbinden, z.B. Facebook, Instagram und SMS.
3. WhatsApp-Unternehmensaccount erstellen und einrichten. Sie werden nun Schritt für Schritt durch den Verknüpfungsprozess geführt, um Ihr Unternehmenskonto mit der Platform zu verbinden und Ihren WhatsApp Business Account anzulegen. Dabei wird Ihr persönlicher WhatsApp-API-Schlüssel generiert und automatisch in Userlike hinterlegt.
4. Sofort loslegen!

Setzen Sie sich einfach mit uns in Verbindung, wenn Sie einen WhatsApp-Unternehmensaccount erstellen möchten. Weitere Informationen zu den Vorteilen von Userlike und WhatsApp-Business für Unternehmen finden Sie in dem Beitrag "WhatsApp Business API – alles was Sie wissen müssen."

Nachdem Sie nun die Vorteile von WhatsApp als Kanal kennen und wissen, wie Sie einen WhatsApp-Business-Account einrichten, gilt es nun herauszufinden, wie Sie den Messenger in Ihrem Unternehmen einsetzen können. Das sind die wichtigsten Tipps und Strategien:

1. Die beste WhatsApp Business Platform wählen

Die WhatsApp Business Platforms wurden von verschiedenen Anbietern entwickelt – deshalb unterscheidet sich der Funktionsumfang von Anbieter zu Anbieter. Manche ermöglichen nur WhatsApp-Support, andere auch die proaktive Ansprache per Newsletter. Einige bieten WhatsApp Flows (In-Chat-Formulare) und die Integration eines WhatsApp-Katalogs andere nicht. Dann gibt es auch noch Funktionen, die über WhatsApp hinaus gehen. Eine All-In-One-Software wie Userlike ermöglicht die Kommunikation über alle wichtigen Messenger wie Instagram und SMS und bietet darüber hinaus einen Website-Messenger, der es ermöglicht langfristige Unterhaltungen zu führen - so wie Nutzer es Messaging-Apps gewohnt sind.

2. Proaktiver Kundenservice

Sie müssen nicht darauf warten, dass Ihre Kunden Sie kontaktieren. NoBroker erhöht die Interaktionsrate, indem sie Immobilienbesitzern ermöglichen, Bilder ihrer Räumlichkeiten einfach per WhatsApp zu teilen. NoBroker fügt sie dann automatisch dem Inserat hinzu.

3. Multimedia-Support

Manchmal kann es schwierig sein, ein Problem schriftlich zu erklären. WhatsApp erlaubt Kunden Sprachnachrichten und Bilder zu versenden, um ihre Situation oder ihr Problem zu schildern. Ebenso können Unternehmen Produktvideos und Anleitungen schicken, wenn Kunden bei der Auswahl eines Produkts Unterstützung brauchen oder Hilfe bei einem komplexen Anwendungsfall benötigen.

4. Updates und digitale Dienstleistungen.

Die hohen Öffnungsraten von WhatsApp verhindern, dass wichtige Nachrichten untergehen. Die Airline KLM versendet hilfreiche Transaktionsnachrichten, wie die Bordkarte. Die Modemarke Zellbury geht noch einen Schritt weiter und nimmt bereits Bestellungen per WhatsApp entgegen.

5. Click-to-WhatsApp-Anzeigen

Was glauben Sie ist effektiver: Nutzer per Instagram-Anzeige direkt zu Ihrem Angebot zu führen oder sie erst in ein WhatsApp-Gespräch zu involvieren? Uber Eats hat beide Optionen getestet und ein eindeutiges Ergebnis erhalten: 6 Mal mehr App-Registrierungen mit einer Click-to-WhatsApp-Anzeige im Vergleich zu einer Standard-Anzeige mit einem Direkt-Link zu Ihrer Liefer-App. In unserem Artikel zu WhatsApp-Click-to-Chat, erklären wir Ihnen wie Sie solch einen Link in nur drei Schritten erstellen.

Quelle: Userlike

6. KI-Chatbot.

Ein Chatbot kann Ihre Marketing-Strategie unterstützen, indem er hilfreiche Services bietet. Legos Bot zum Beispiel half seinen Kunden, das perfekte Geschenk auf der Grundlage von Alter und persönlichen Vorlieben zu finden. Außerdem kann ein Bot Ihnen helfen, Leads Quiz-ähnlich mit Fragen über ihre Wünsche und Interessen zu qualifizieren. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie in unserem Guide zu WhatsApp-Chatbots.

7. WhatsApp Newsletter

Newsletter auf Messaging-Kanälen sind noch nicht weit verbreitet. Aber wenn ein Kanal das Potential hat, in naher Zukunft eine gute Alternative zum E-Mail-Newsletter zu sein, dann ist es WhatsApp. Fast 90% der Messenger-Newsletter werden derzeit über WhatsApp versendet. Im Vergleich zu Instagram und Telegram, die zusammen nur 6% erreichen. Mit Userlike erstellen Sie WhatsApp-Newsletter und Kampagnen in wenigen Schritten und passen die Inhalte mit wenigen Klicks an verschiedene Zielgruppen an.

Mehr Artikel zum Thema WhatsApp Marketing:

• WhatsApp-Marketing: Erfolgreiche Strategien und Studien
• Messenger Marketing: Diese Strategien wirken

8. Bewerberkommunikation

WhatsApp-Recruiting ist ein wichtiger Trend für die Talentakquise. Sobald potenzielle Bewerber Ihre Job-Anzeige sehen, ist die nächste Hürde, sich dafür zu bewerben. Machen Sie es Kandidaten so einfach wie möglich den Bewerbungsprozess zu starten, indem Sie einen QR-Code oder WhatsApp-Click-to-Chat-Button neben Ihrer vakanten Stelle platzieren.

Bewerber können auf der Karriereseite über Website-Chat oder den QR-Code eine WhatsApp-Unterhaltung mit dem Autohaus Kunzmann starten.

Ermöglichen Sie es den Kandidaten, den Bewerbungsprozess in WhatsApp zu durchlaufen. In einer einfachen Frage-Antwort-Situation führt ein Chatbot sie durch die einzelnen Schritte und fragt sie nach ihren Fähigkeiten und Kenntnissen.

9. Offizielles Unternehmenskonto beantragen

Wenn Sie bereits WhatsApp-Support in Anspruch genommen haben, dann haben Sie vielleicht schon den grünen Haken neben dem Unternehmensprofil gesehen. Genau wie der blaue Instagram-Haken, schafft das Symbol Vertrauen und vermittelt Autorität.

Bild von Facebook für Entwickler

Um den grünen Haken von WhatsApp für Ihr Unternehmenskonto zu erhalten, müssen Sie einige wichtige Voraussetzungen erfüllen. Die Anleitung finden Sie in unserem Artikel “WhatsApp-Business-Account verifizieren: So bekommen Sie den grünen Haken”.

10. Den WhatsApp-Kanal/WhatsApp-Newsletter bewerben

Platzieren Sie WhatsApp-Buttons und QR-Codes entlang der Customer Journey, um WhatsApp als hürdenlosen Kanal zu nutzen, der schnellen und persönlichen Support mit nur wenigen Klicks ermöglicht – vor und nach dem Kauf, z.B. auf der Checkout-Seite und in der Bestellbestätigung.

WhatsApp Business: Datenschutz, Beispiele und erste Schritte

In diesem Guide finden Sie alle wichtigen Informationen zum Einsatz von WhatsApp im Unternehmen.

Kostenlos herunterladen

Im Gegensatz zur WhatsApp Business App, die in der Grundversion komplett gratis ist, entstehen bei der Nutzung einer professionellen WhatsApp Business Platform monatliche Kosten. Die Kosten für Ihren WhatsApp-Business-Account setzen sich aus folgenden Posten zusammen:

• WhatsApp Business Platform. Das sind die Kosten, die Sie jeden Monat an Software-Anbieter der WhatsApp Business Platform zahlen. Bei Userlike erhalten Sie ab 90 Euro monatlich Zugang zum WhatsApp Business, inklusive einer ausgereiften Multi-Messenger-Plattform für Website-Chat, WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger und Co.
• Kosten für Support-Nachrichten. Werden Sie von einem Lead oder Kunden angeschrieben, entstehen keinen Kosten. Sie zahlen also nie, wenn ein Kunde sie anschreibt und Sie daraufhin antworten. Beachten Sie allerdings, dass Sie mit einer Support-Nachrichtenvorlage antworten müssen, wenn Sie später als 24 Stunden auf die Nachricht reagieren. Freitext-Nachrichten sind also immer nur 24 Stunden nach einer Nachricht vom Kunden möglich.
• Kosten für proaktive Nachrichten. Wenn Unternehmen ihren Kunden zuerst schreiben wollen, zum Beispiel einen Newsletter oder ein automatisiertes Update zum Lieferstatus, zahlen Sie eine kleine Gebühr pro Nachricht, die Sie versenden. Die Höhe der Gebühr variiert je nach Thema der Nachricht. Das sind die Preise im Überblick:

  WhatsApp Business Platform — Preistabelle

  Typ	Beschreibung	Kosten - €
  Transaktion	Kommunikation über Kundenkonten, Transaktionen, Bestellungen und Updates nach dem Kauf	0,0456
  Authentifizierung	Übermittlung von Einmalpasswörtern oder Verifizierungscodes für den Konto-Zugriff	0,0636
  Marketing	Newsletter, Prospekte oder Produktankündigungen	0,1131

  Zuletzt aktualisiert: 11.03.25

  Hinweis: Die in der Tabelle aufgelisteten Preise gelten für Deutschland. Kosten für Österreich und Schweiz finden Sie in unserem Post WhatsApp Business: Alle Kosten auf einen Blick.

WhatsApp ist für Unternehmen unter anderem deshalb so interessant, weil es ihnen erlaubt, überfüllte E-Mail-Posteingänge zu umgehen und ihre Kunden auf einem relativ übersichtlichen Kanal zu erreichen.

Nur logisch, dass WhatsApp verhindern möchte, dass auch sie mit der Zeit zum Opfer von Spam-Chaos werden und Nutzer abwandern. Daher gilt eine strenge Richtlinie für WhatsApp-Business-Accounts. Das sind die Punkte, die mir am wichtigsten erscheinen:

• Nur erwünschte Nachrichten. Sie können Nachrichten an Kunden senden, die (a) Ihr Unternehmen zuerst anschreiben oder (b) sich explizit damit einverstanden erklärt haben, Nachrichten von Ihnen zu erhalten – z.B. in dem sie beim Check-out einen Haken setzen (“Ich möchte auf WhatsApp über Aktionsrabatte informiert werden”).
• Bei proaktiver Ansprache: Nur als Vorlagennachricht. Schreiben Sie Kunden zuerst an, z.B. eine Newsletter-Nachricht mit dem Link zum wöchentlichen Prospekt, können sie nicht einfach drauf lostippen. Unternehmens-initiierte Unterhaltungen werden immer mit einer Vorlagennachricht gestartet. Innerhalb der WhatsApp Business Platform legen Sie dazu beliebig viele Nachrichtenvorlagen an, die in wenigen Minuten von WhatsApp genehmigt werden und dann immer wieder verwendet werden können. Durch Platzhalter in den Vorlagen, ist es möglich, verschiedene Produktnamen, Preise und Bilder zu verwenden.
• In einem angemessenen Zeitrahmen. Wenn sich ein Kunde bei Ihnen per WhatsApp meldet, dann haben Sie 24 Stunden lang Zeit, um mit einem freien Text zu antworten – das “Kundenservice-Fenster”. Antworten Sie später, zählt die Antwort als Beginn einer Unternehmens-initiierten Unterhaltung und erfordert deshalb eine Nachrichtenvorlage. Hat Sie der Kunden z.B. nach Ihren Abo-Preisen gefragt, können Sie ihm nach Ablauf der 24 Stunden eine Vorlagennachricht schicken, die zu dieser Frage passt (“Vielen Dank für Ihre Anfrage! Ich habe unsere Preisliste 💰 als PDF mitgeschickt. Falls Sie weitere Fragen haben, lassen Sie es mich wissen!”)
• Ohne Frustration. WhatsApp-Bots sind gewöhnlich die erste Anlaufstelle für Kunden. Auch wenn KI-Bots heute die meisten FAQ-Fragen erfolgreich beantworten, brauchen Menschen in vielen Situationen persönliche Hilfe. Deshalb erwartet WhatsApp, dass Sie eine einfache Möglichkeit anbieten, jederzeit zu einem menschlichen Service-Agenten zu wechseln, falls der Bot das Problem nicht löst. Beispielsweise in Form einer Weiterleitung zum Live-Chat oder einem Link zu einem E-Mail-Formular.
• In Einklang mit der Handelsrichtlinie. WhatsApp hat eine Handelsrichtlinie, die insbesondere auf Produkte und Leistungen hinweist, welche nicht über ihre Plattform verkauft werden dürfen. Einige davon sind wenig überraschend, beispielsweise menschliche Körperteile und Zündstoff. Schauen Sie sich also auf jeden Fall die Liste an, bevor Sie loslegen.

Die Kosten und Regeln, die mit der WhatsApp Business Platform verbunden sind, könnten kleinere Unternehmen dazu motivieren, ihren Unternehmensaccount einfach über die WhatsApp Business App zu erstellen und loszulegen.

Die Business-App kommt neben den limitierten Service-Funktionen mit einem entscheidenden Nachteil: Ein professionelles, DSGVO-konformes Setup ist mit der App so gut wie unmöglich. Das liegt daran, dass WhatsApp in der Lage ist, die Kontaktliste auf dem verwendeten Smartphone auszulesen.

Wenn nicht alle Ihre Kontakte WhatsApp nutzen (oder nicht mehr), reichen Sie WhatsApps Servern persönliche Telefonnummern weiter – ohne Zustimmung der Inhaber. Deshalb ist für eine DSGVO-konforme Einrichtung die WhatsApp Business Platform der richtige Weg.

Ein weiterer relevanter Faktor für ein solides Sicherheits-Setup ist die Wahl einer professionellen WhatsApp-Business-Plattform, die sich bei der Software-Entwicklung an den Richtlinien der DSGVO orientiert. Wir empfehlen einen Anbieter aus der EU bzw. Europäischen Handelsraum zu wählen, so wie Userlike mit Hauptsitz und technischer Infrastruktur in Deutschland.

Weiterlesen:

• Live-Chat, der Datenschutz und DSGVO-Konformität garantiert
• WhatsApp im Unternehmen – was sagt die DSGVO

Userlike: Kurze Chats, langfristige Kundenbeziehungen

Über 10.000 Unternehmen wie Toyota und Hermes setzen auf die Kundenservice-Software von Userlike, um ihre Kunden besser zu unterstützen – via Website-Chat, WhatsApp, Chatbots und Co.

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Dieses BMW-Autohaus aus Zürich bietet zahlreiche Kontakt-Optionen auf der rechten Seite der Website.

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Was ist ein WhatsApp Unternehmenskonto?

Wenn Sie WhatsApp Business nutzen, wird Ihr Konto automatisch als Unternehmensaccount gelistet. Für die Präsentation Ihrer Marke steht Ihnen im Gegensatz zu privaten Accounts ein Firmenprofil zur Verfügung.

Klickt Ihr Kunde auf Ihr Profil, sieht er alle relevanten Informationen auf einen Blick: ein Titelbild, eine Kurzbeschreibung Ihres Unternehmens und bei welchen Themen sich Kunden per WhatsApp an Sie wenden können, eine E-Mail-Adresse, eine Website, die Geschäftsadresse sowie die Öffnungszeiten, zu denen Sie erreichbar sind.

Zudem ermöglicht Ihnen WhatsApp, den normalen Unternehmensaccount in einen offiziellen Unternehmensaccount umzuwandeln. Offizielle Accounts erhalten einen grünen Haken neben dem Firmennamen, was die Glaubwürdigkeit des Profils erhöht.

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Wie richte ich meinen WhatsApp Unternehmensaccount ein?

Das Einrichten eines WhatsApp Business Accounts ist ganz einfach. Wir haben Ihnen die Anleitung für die App und die Cloud API in Kürze zusammengefasst.

WhatsApp Business App:

Laden Sie sich die WhatsApp Business App herunter, verifizieren Sie Ihre Telefonnummer, erstellen Sie Ihr Unternehmensprofil mit allen Details und Infos zu Ihrem Unternehmen. Danach können Sie eine Katalog mit Ihren Produkten und Dienstleistungen anlegen.

WhatsApp Business API / Cloud API:

Den Zugang zu einer WhatsApp Business-Plattform erhalten Sie über sogenannte Business Solution Provider (BSP), also verifizierte Partner von WhatsApp, die Ihnen nicht nur die Plattform, sondern auch den API-Schlüssel zur Verfügung stellen. Je nach Anbieter ist die Verknüpfung zwischen Ihrem WhatsApp-Unternehmenskonto und der Plattform etwas unterschiedlich.

Einmal verknüpft, können Sie Ihr WhatsApp-Business-Konto einrichten und eine allgemeine Beschreibung Ihres Unternehmens und weitere Informatione wie E Mail-Adresse, Website ect., hinzufügen.

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Was kostet ein WhatsApp Unternehmenskonto?

Ein WhatsApp-Business-Unternehmensaccount über die WhatsApp Business App ist kostenfrei.

Wenn Sie Ihren WhatsApp-Firmenaccount über die WhatsApp Business API nutzen, unterscheiden sich die Kosten je nach Plattform-Anbieter. Bei Userlike erhalten Sie bereits ab 90 Euro Zugang zur WhatsApp Business API / bzw. Cloud API.

Zusätzlich zu den Gebühren für die Business-Plattform, fallen bei WhatsApp auch Unterhaltungskosten an. Diese bezahlen Sie aber nur dann, wenn sie das monatliche Freikontigent von 1000 Unterhaltungen überschreiten.

Danach fällt, je nach Unterhaltungstyp (Nutzer-initiierte Unterhaltung (Service-Chat) / Unternehmen-initiierte Unterhaltung (Transaktion – Authentifizierung – Marketing)), eine Gebühr von 6-11 Cent pro Unterhaltung an. Wenn Sie ein Kunde anschreibt, können Sie 24h kostenfrei auf die Nachricht antworten.

Weitere Infos zum Kostenmodell von WhatsApp Business erhalten Sie in unserem Artikel: WhatsApp Business: Alle Kosten auf einen Blick.