Le 6 fasi semplificate del processo di comunicazione

La maggior parte del tempo in ufficio si trascorre comunicando con i colleghi. Il come of del tuo processo di comunicazione può avere un grande influsso sulla tua efficienza.

Il team di 37signals ha reso la frase "meetings are toxic" (“Riunioni sono pericolosi”) iun moto nell’industria tecnologica. Questi sono alcuni dei loro punti critici sulle riunioni di gruppo:

• Dividono la tua giornata di lavoro in parti piccoli e incoerenti
• Si tratta spesso solo di espressioni e concetti astratti, non di cose reali (p.e. un pezzo di un codice)
• Tendono di avere poche informazioni, trasmesse in un minuto
• Spesso c’è una persona che spreca il tempo degli altri a causa di chiacchiere
• Si allontanano facilmente dall’argomento
• Hanno spesso solo vage agende
• Richiedono una preparazione, che viene spesso trascurata

Il fatto sulla comunicazione è, che sebbene non sia un vero lavoro, è comunque fondamentale, perché ognuno lavori sulle cose giuste – muoversi tutti nella stessa direzione. Più grande diventa il tuo team, più difficile e contemporaneamente più importante diventa. Se il tuo team cresce linearmente, il numero delle connessioni tra i membri del tuo team crescono esponenzialmente. Più connessioni, più eventi e più interruzioni del flusso di lavoro.

Per gestire questa complessità aumentata, dovrai ottimizzare il tuo processo di comunicazione.

Per dare una definizione , Un processo di comunicazione è un "un processo reciproco, nel quale il messaggio nella forma di idee, pensieri, sentimenti, opinioni o una combinazione di questi, verranno trasmesse tra due o più persone con l’intenzione di creare una comprensione comune"

Il modello del processo di comunicazione

Ogni processo di comunicazione consiste nei seguenti componenti:

• Il mittente ha un’idea che vuole comunicare
• Il mittente la trasforma in un messaggio
• Il mittente la trasmette
• Il ricevitore decodifica il messaggio
• Il ricevitore da un senso al messaggio
• Il ricevitore da un feedback al mittente

Da Userlike , negli ultimi tre anni siamo cresciuti da 8 a 35 persone. Abbiamo sentito la tensione di questo social network rafforzato e abbiamo riflettuto su come migliorare il nostro processo di comunicazione interno per rimanere agili. Questi sono i principi che abbiamo elaborato e suddiviso in passi nel modello di comunicazione.

1

La fase di idee

Prima di comunicare qualcosa, ci dev’essere qualcosa da comunicare. Questa è la fase di idee. Il problema più grande in questa fase è, che le idee non sono ancora diventate ben chiare. Cosa aiuta qui, è..

Prendere appunti in un taccuino. Abbiamo tutti idee, praticamente sempre. La maggior parte sono stupide (almeno quelle mie). Ma di tanto in tanto ci sono alcune, che potrebbero essere potenzialmente molto buone– meritevoli, da essere presentate ad un’altra persona. Purtroppo la maggior parte delle persone non hanno un sistema pronto, per prendere nota di questi diamanti grezzi.

Prendere nota delle tue idee ha due vantaggi: Da un lato potrai sviluppare le tue idee . Dall’altro lato non dovrai tenerli a mente – liberando la tua capacità mentale per cose più importanti.

Fai una lista di riunioni comune. Da Userlike usiamo Asana per gestire la maggior parte dei nostri progetti e abbiamo un progetto proprio, nel quale raccogliamo le nostre riunioni ricorrenti come compiti, con i nostri punti di riunioni specifici come compiti subordinati. Questo sistema assicura che ogni idea che spunta fuori, può essere elaborata e aggiunta alla lista di riunione giusta. Un’altro beneficio è che i tuoi colleghi verranno alla riunione con un’idea generale sui punti dell’agenda.

2

La fase di codificazione

Il prossimo passo è la strutturazione del messaggio che verrà trasmesso. Scrivere le idee aiuterà a fissarle e comunicarle più chiaramente. Altri due consigli per la fase del messaggio:

Promuovi sincerità e meritocrazia. Le culture che diffondono onestà, trasparenza e franchezza, tendono di battere coloro che sono indirette e non trasparenti. Spesso non è la coerenza razionale dell’idea che è decisiva, ma il loro artefice. Le parole del CEO hanno tendenzialmente più valore di quelle di un rappresentante dell'assistenza clienti – probabilmente più competente. (Il fenomeno della persona, alla quale viene pagata di più), ( HiPPO ). Un processo di comunicazione effettivo interrompe linee gerarchiche. Promuovere i valori di sincerità e I’idea della meritocrazia rende più facile al mittente ad esprimersi liberamente.

Sii strutturato e breve. Le informazioni strutturate vengono memorizzate al 40% più affidabilmente e più precisamente di un’informazione non strutturata. Il numero di telefono 0616131744 è più facile da ricordare, se la suddividi in parti strutturate come: 06 - 1613 - 1744. La struttura migliora l’elaborazione . Per rendere il tuo messaggio più facile da capire, cerca di trasmetterlo in una struttura semplice, p.e. "problema – soluzione – beneficio", "Cosa? Perchè? E adesso cosa?", and "FAB" . Ma anche se siamo molto strutturati, l'udienza terrà a mente solamente l’essenza del nostro discorso. Più breve è, più convincente è il tuo messaggio.

Usa argomenti di steel-manning. Questi sono l’opposto dei argomenti di straw-manning, nel quale il lato A dice un argomento in una discussione, che poi il lato B riassume, per farlo sembrare peggio – e infine lo abbatte. Questo fa sentire il lato A frainteso e travisato, pronto a volersi vendicare. Nessuno cambierà la sua opinione. Se il tuo obiettivo è, convincere veramente l’altra parte (invece di umiliarla davanti a tutte le persone), sarebbe meglio usare un’altra tecnica di comunicazione, quella di steel-manning. Questa è la pratica di riassumere l’argomento dell’altra persona il più favorevole possibile – ancora meglio di quanto lo abbia fatto il tuo partner di conversazione – prima di continuare ad elaborare i punti deboli di questo argomento il più razionalmente è obiettivamente possibile.

3

Le fasi di segnalamento

La prossima parte del processo di comunicazione riguarda il modo nel quale il messaggio arriva al destinatario. I nostri consigli per una trasmissione del messaggio migliore:

Adatta il tuo canale. Prima di inviare il tuo messaggio, conviene scegliere il canale ottimale. Un faccia a faccia, una riunione di gruppo, un annuncio, un messaggio via Slack, una chiamata, una mail o una chat hanno i propri vantaggi e svantaggi. Da Userlike abbiamo dei principi di gestione, che ci guidano, come la regola per i nostri elogi in pubblico (p.e annunci generali), e critica in privato (p.e. in un faccia a faccia).

Adatta il tuo ambiente. Il posto dove condividi il tuo messaggio ha un grande influsso. Semplici aggiornamenti di team si svolgono al meglio nella stanza delle riunioni, discussioni per un problema nel posto del problema (p.e. in cucina, se parli del tuo arredamento), un faccia a faccia facendo una passeggiata nelle vicinanze o in un piccolo bar (evita gente che origlia), Brainstorming in un ambiente piuttosto rilassato, p.e. in un parco. Come regola, evita di comunicare in un posto, dove disturberebbe i tuoi colleghi.

Fissa un limite di tempo. Se non controlli la durata della tua conversazione, ci saranno giorni nei quali verrà parlato tanto, ma non si sará concluso niente. Comprimi le tue riunioni. Da Userlike, le nostre ore di 'beast mode' hsono dalle 9.30 alle 12.30. Cioè, niente riunioni, solamente lavoro. Per l’inizio della giornata ti da un pò di tempo per la coordinazione, poi del tempo per pura produttività e dopo pranzo del tempo per riunioni. Queste tre ore sono sante per noi. Per gestire e programmare le nostre riunioni per il resto della giornata, usiamo un calendario comune. In questo modo ognuno sa, quando la stanza delle riunioni– e la persona con la quale vuole parlare – è raggiungibile.

Tra l’altro poniamo un limite alle nostre riunioni. Così non perdono di vista l’obiettivo. Combinate con le liste delle riunioni, i quali punti sono in ordine di importanza, svaniscono solamente i punti meno importanti. O verranno tramandati nella prossima riunione o archiviati completamente.

4

La fase di decodificazione

Il prossimo passo del processo di comunicazione si svolge appena il ricevitore decodifica il messaggio – leggendo o ascoltando.

Forma la tua capacità di ascolto . Grazie a dispositivi mobili, che ci tengono permanentemente in contatto con tutto ciò che sta succedendo nel mondo, viviamo in un’era di distrazione. Julian Treasure argomenta, che perdiamo la nostra capacità di ascolto , e offre cinque esercizi per praticarla.

Evita distrazioni. Evita distrazioni, mentre stai decodificando un messaggio di una persona. Metti da parte il tuo telefono o mettilo nella modalità offline. Chiudi le schede dei browser irrilevanti. Concentrati solamente sul messaggio.

5

La fase del significato

Nella prossima fase il ricevitore aggiunge un significato al messaggio.

Promuovi la distanza alle idee. Oggigiorno non serve molto, che le persone si arrabbino. Tristan Harris da la colpa ai algoritmi delle piattaforme dei Social-Media per rifornire costantemente il nostro sentimento di indignazione.

Non si sa se sia un nuovo o vecchio fenomeno, ma è noto, che le nostre emozioni sono capaci ad offuscare il nostro giudizio, attribuendo del significato al nostro messaggio. Pratica di staccarti dalle tue idee.Tendiamo di identificarci con loro, ma se facciamo molta attenzione, ci rendiamo conto, che non c’è nessuna ragione per questo. Se ti liberi di questa identificazione, sarà più facile paragonare razionalmente la validità di ogni argomento.

Tieni d’occhio i tuoi pregiudizi. Se ti occupi del fenomeno dei pregiudizi cognitivi, ti accorgerai, che fare delle decisioni razionali non è nella nostra natura. Memorizzati questa lista dei punti deboli logici per poterli evitare.

6

La fase di feedback

L’ultima fase della comunicazione è il feedback del ricevitore al mittente. Senza un feedback, il ricevitore non ha nessuna idea se si stiano avvicinando alla comprensione reciproca. Il feedback è un processo a due fasi. Aiuta tutti i membri del team di conoscere al meglio i meccanismi di feedback della comunicazione effettiva.

Domande. Puoi fare diversi tipi di domande per gestire una conversazione. Queste possono essere da chiarimento, da verifica, da guida, chiuse, aperte, ecc. Le abbiamo descritte più dettagliatamente qui . Indicano al mittente, se il messaggio è stato capito o se la domanda dovrà essere adattata.

Linguaggio del corpo. In un incontro personale, il linguaggio del corpo e l'espressione della faccia rivelano molto su se tu stia seguendo il mittente o no. Dai un’occhiata al libro The Definitive Book of Body Language per capire, come riconoscere e controllare il movimento del corpo.

Indicatori di ascolto. Piccole affermazioni come "si" , "ah" , e "giusto" mostrano al mittente, che lo stai ancora ascoltando.

Eco. Assomiglia agli indicatori d’ascolto, ma si distingue nel ripetere una parte dell’ultima frase del mittente. Funziona solamente negli incontri di persona.

Parafrasare. Con questo spieghi alla persona che ha parlato in altre parole, cos’hai appena sentito. Potrebbe avere un forte effetto di chiarimento e dimostra, se hai capito i suoi punti: “Ho capito. Con l’integrazione di una Live-Chat nella fase di acquisto, hai aumentato la conversion rate del 30%.”

Riassumere. Con questo offri un riassunto principale di ciò che è stato detto: “Allora la Live-Chat era un grande investimento per te.” Suddividi l’informazione, così che la persona che ha appena parlato può essere sicura, che tu abbia capito il suo messaggio principale.