Usare WhatsApp Business su più dispositivi: La guida passo dopo passo
Chi vuole espandere il proprio servizio clienti con WhatsApp Business, si trova velocemente di fronte alla questione di come il canale possa essere utilizzato in modo conforme al RGPD su più dispositivi e con diversi dipendenti.
La risposta dipende molto dalla variante di WhatsApp Business che vorresti usare: L’applicazione di WhatsApp Business o l’API di WhatsApp Business.
In questo articolo ti spiegheremo brevemente i vantaggi e svantaggi di entrambe le opzioni e ti mostriamo come configurare il tuo account WhatsApp Business per più dipendenti.
- Utilizzare l’applicazione di WhatsApp Business su più dispositivi
- Utilizzare l’API di WhatsApp Business su più dispositivi
- WhatsApp Business multi dispositivo ed il RGPD
- I costi dell’API di WhatsApp
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Utilizzare l’applicazione di WhatsApp Business su più dispositivi
L’app di WhatsApp Business è stata sviluppata per le piccole imprese e permette loro di lavorare con un massimo di 5 dipendenti tramite l’account Business. Tuttavia, non permette di tracciare quale dipendente abbia risposto a ciascun messaggio del cliente. Inoltre, altre funzioni professionali del servizio clienti come l’inoltro e la creazione dei ticket non sono possibili. Dall' altra parte, l'utilizzo della Business App con diversi dipendenti è completamente gratuito.
Istruzioni (per iOS e Android): Come impostare la funzione multi dispositivo per l’applicazione di WhatsApp Business
- Scarica l’app di WhatsApp Business da Apple o Google Play Store e imposta l’applicazione passo dopo passo sul tuo smartphone. Ora puoi utilizzare WhatsApp Business con un massimo di due dipendenti, tramite uno smartphone e la web app.
- Per lavorare con ancora più dipendenti tramite l’app Business, è necessario sbloccare la funzione beta. Essa estende l’accesso ad altri quattro dispositivi, in modo che 5 dipendenti possano lavorare tramite il tuo account WhatsApp allo stesso tempo. Quindi, apri l’applicazione di WhatsApp Business e con il dispositivo Android clicca su altre opzioni (i tre puntini in alto a destra) o nella versione iOS, vai alle impostazioni generali.
- Ora clicca su dispositivi collegati > Multi-dispositivo (beta) e infine su USA LA VERSIONE BETA.
Nota: WhatsApp ha reso possibile l'uso dell'app aziendale con più dipendenti solo da settembre 2021. A causa dell'attuale fase beta alcune funzioni sono limitate, ad esempio i tablet non possono essere utilizzati come dispositivi.
WhatsApp Business: Protezione dei dati, esempi e primi passi
In questa guida troverai tutte le informazioni importanti sull'utilizzo di WhatsApp in azienda.
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Come utilizzare l’API di WhatsApp Business su più dispositivi
Le medie e grandi aziende utilizzano l’interfaccia API per usare WhatsApp in modo professionale e scalabile nel loro servizio clienti. Tramite l’API di WhatsApp Business è possibile aggiungere più dipendenti e team al tuo account e lavorare su più dispositivi desktop. Dato che questa interfaccia non dispone di un'interfaccia utilizzabile (cioè nessuna app mobile), le aziende devono collegare l’API con un software di comunicazione professionale. Esso funge come casella di posta comune per i tuoi canali di messaggistica (WhatsApp, Facebook, Website-Chat ecc.).
Perchè l’installazione sia sicura e conforme al RGPD, WhatsApp consiglia di scegliere una soluzione di messaggistica per i clienti come Userlike, a quale si affidano aziende come Trusted Shops, Nivea e Decathlon. Lavoriamo insieme all’agenzia digitale tedesca e Business Solution Provider verificato 360Dialog, che fornisce l’accesso all’API per te.
Ogni dipendente ottiene il proprio accesso per il Message Center centrale di Userlike. Questa cartella di posta condivisa dal team fornisce una rapida panoramica dei messaggi in arrivo e in corso. Inoltre, Userlike ti offre utili funzioni di supporto come le nostre capacità di operatore, che permettono l'instradamento intelligente della chat: assegnate le competenze e i campi di conoscenza ai singoli dipendenti, come una lingua o un specifico gruppo di prodotto ed i clienti verranno quindi collegati con il dipendente adatto per evitare inutili inoltri. Le traduzioni in tempo reale ed i chatbot per le FAQ, toglieranno ulteriore lavoro al tuo staff.
Come lavorare con più dipendenti con l’API di WhatsApp Business
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Scegliere una soluzione di messaggistica per i clienti professionale: Quando scegli la soluzione di messaggistica per i clienti, assicurati che sia conforme al RGPD e che fornisca tutte le funzionalità di servizio importanti. Userlike è specializzata in soluzioni di messaggistica sicura per i clienti e una delle soluzioni più convenienti sul mercato. Dai un'occhiata a come Userlike si confronta con altre soluzioni.
Nei prossimi passi, ti mostreremo come collegare Userlike con WhatsApp.
- Collegare il fornitore di soluzioni aziendali (Business Solution Provider): Compila questo modulo, per ottenere il tuo accesso all'Hub del Business Solution Providers ufficiale 360Dialog. Questo ti guiderà attraverso un semplice processo di registrazione, in cui si collega il tuo account business di Facebook e si fa verificare il tuo numero di telefono WhatsApp (il codice di verifica dovrà essere inserito entro 20 minuti dal ricevimenti).
- Ottenere la chiave API: Dopo che il tuo numero WhatsApp è stato verificato con successo, verrà generata la chiave API di WhatsApp.
- (Opzionale) Verificare l’account di Facebook Business: Se non hai ancora verificato il tuo account di Facebook Business, carica i documenti necessari nel Facebook Business Manager. Finché il tuo account non è stato completamente verificato, potrai avere solo un numero limitato di conversazioni.
- Collegare la soluzione di messaggistica per i clienti con l’API di WhatsApp: Ora inserisci la chiave API nella Dashboard di Userlike per connetterti a WhatsApp. A seconda del piano, puoi ora collegare più dipendenti (5,10, 20 o qualsiasi numero) al Message-Center centrale.
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WhatsApp Business multi dispositivo ed il RGPD
Quando si utilizza l’applicazione di WhatsApp Business ogni dispositivo è collegato a WhatsApp separatamente. La crittografia end-to-end rimane quindi in vigore anche quando si usa WhatsApp con più dispositivi. Questo significa che la comunicazione è ancora più protetta del contatto via e-mail con i clienti.
Tuttavia, un problema con il RGPD si crea, quando vengono sincronizzati i contatti della rubrica e tra questi ci sono contatti che non usano WhatsApp. Per rispettare le norme sulla privacy, il dispositivo utilizzato dovrebbe salvare solo i numeri dei clienti che usano WhatsApp.
La soluzione più sicura è quella di utilizzare l’API di WhatsApp in combinazione con un software di comunicazione per i clienti, dato che utilizzi il software – come le altre tue soluzioni aziendali – non tramite telefono, ma tramite PC desktop. Come già detto, è importante che la soluzione di messaggistica per i clienti scelta sia conforme al RGPD.
Userlike mette la protezione dei dati in primo piano:
- Tutti i dati della chat vengono memorizzati in modo sicuro e conforme al GDPR sui server in Germania.
- Nel widget della chat è possibile integrare una politica sulla privacy.
- Puoi impostare una data di scadenza per i tuoi dati in modo che vengano automaticamente cancellati.
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Quanto costa l'utilizzo di WhatsApp su più dispositivi?
L’utilizzo dell’app di WhatsApp Business von con più dipendenti (uno smartphone + 4 dispositivi) è gratuito. Per lavorare con più di cinque dipendenti e indipendentemente da uno smartphone, l’unica opzione è l’utilizzo dell’API di WhatsApp Business insieme ad una soluzione di messaggistica per i clienti a pagamento.
I prezzi dei fornitori di messaggistica per i clienti variano molto. Per l’integrazione di dieci dipendenti, i costi vanno da 300 a 1.200 Euro al mese. Il piano Corporate di Userlike con funzioni di video chat e Analytics, per esempio, costa 290 euro al mese - senza costi di installazione e con 1.000 conversazioni WhatsApp incluse. Maggiori informazioni sui costi di WhatsApp Business li trovi nell'articolo WhatsApp Business: La panoramica di tutti i costi.
Hai domande sull'utilizzo di WhatsApp con più dipendenti o sull’installazione dell’API di WhatsApp? Allora contattaci tramite la nostra chat. Sai già che Userlike è esattamente ciò di cui hai bisogno? Allora inizia direttamente con la fase di prova gratuita per 14 giorni.
