Communication

October 23, 2020

Sven

Las reglas de etiqueta para un uso eficaz del contestador y de los mensajes de voz

El contestador todavía sigue vivo. De hecho, gracias a las aplicaciones de mensajería instantánea como WhatsApp, el canal clásico está resurgiendo de manera inesperada. Sin embargo, ¿cómo sirve para el uso profesional? ¿Y qué es lo que hay que decir? Con nuestras reglas de etiqueta, el contestador y los mensajes de voz pueden ser de gran utilidad.

No quiero crear una guerra entre las diferentes opiniones con este artículo, pero el correo de voz , te guste o no, es un asunto percibido muy diferente dependiendo de la generación.

En 2014, el New York Times concluyó que los Millennials se habían alejado por completo del contestador . Es comprensible que los mensajitos en las aplicaciones sean más cómodos. Sin mencionar el horrible tono de bip y la pesada voz robótica que suena cuando nadie atiende.

Mientras tanto, tres o cuatro generaciones más mayores están utilizando a diario el buzón de voz profesionalmente debido a su toque personal. No obstante, los jóvenes han adoptado sus equivalentes y están enviando mensajes de voz en las aplicaciones de mensajería.

Ahora, es hora de construir un fundamento sólido y seguir unas reglas básicas para preservar una comunicación de audio armónica.

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Cuando (no) deberías enviar un mensaje de voz

La edad siempre fue un buen indicador de si alguien está abierto o no a recibir mensajes en el contestador. Supongamos que eres mayor de 25 años. Si le preguntaras a tu madre por qué hay gente que le gusta y otra que no, puede que te recibas su teoría en el contestador.

Pero ahora que la mensajería de voz es una característica establecida en las aplicaciones de mensajería instantánea y los centros de comunicación basados en la voz como Amazon Echo están a la vanguardia , los bordes están nublados.

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Por lo tanto, en un futuro próximo puede ser muy probable que tengas que elegir entre los tipos de mensaje de voz y deberías conocer el canal adecuado. Intenta optar siempre por la opción de mensajería instantánea si ya has estado comunicando a través de una aplicación de mensajería con el destinatario. En cuanto al contestador, en lo siguiente algunas situaciones aconsejables.

Deja un mensaje si:

• quieres informar a alguien sobre una conversación más compleja que no encajaría en un mensaje de texto.
• vas a presentarte a alguien que aún no tiene tu número (siempre adjunta tu correo electrónico).
• tienes que contestarle a alguien que te pidió explícitamente de llamarle pero al final no te atendió.
• deseas establecer un lazo más personal y confidencial que luego desarrollarás en persona.
• no sabes si estás llamando a un móvil o a un teléfono fijo. Muchos teléfonos fijos no registran las llamadas si no dejas un mensaje.

La forma en cómo pensamos sobre el contestador automático depende en gran medida de la generación. Los menores de 40 años no entienden por qué sus padres y otras personas mayores simplemente no envían un mensaje de texto o dejan que la llamada perdida hable por sí misma. En muchos casos es una cuestión de modales.

Leslie Horn, gizmodo.com

No dejes un mensaje si:

• quieres simplemente explicar que has intentado llamar “No pude contactarte. Por favor, llámame.”
• vas a reemplazar la llamada para explicar en detalle los puntos que querías decir personalmente.
• quieres compartir ideas, listas o informaciones más complejas que requieren una visualización. Tampoco des instrucciones complicadas.

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Identificate

Tanto en el ámbito privado como en el profesional, la mayoría de la gente no responde al teléfono si no sabe quién está llamando. Ciertamente, no volverán a llamar si no lo averiguan en el mensaje que dejas. Identificarse claramente es por lo tanto el primer deber a la hora de hablarle al contestador.

1. El saludo debería ser natural, pero algo más formal. “Estimado/a señor/señora”, por ejemplo, no es natural. Un simple “Hola” es todo lo que necesitas antes de añadirle un “Sr. / Sra.”.
2. Di tu nombre completo, el nombre de la empresa y el título de trabajo.
3. Si estás llamando con un número fijo o tienes un número oculto, indícalo.

También es algo extraño cuando alguien te llama y parece conocerte mejor que nosotros a él/ella. Pero también es raro si te llama y se presenta como si fuera la primera vez, aunque ya hayais hablado en algún momento. Si la persona te conoce:

1. El saludo debe ser natural y no contener más que un nivel básico de formalidad. Si dice tu nombre directamente, no uses su apellido al responder.
2. Presentate, con o sin apellido. La regla anterior se aplica aquí. Menciona el nombre de tu empresa y tu título de trabajo si ya ha pasado algún tiempo desde la última interacción.
   Aunque el nombre probablemente no sea suficiente para identificarte claramente, el nombre de la empresa despejará cualquier duda. Ten un poco de cuidado al mencionar tu puesto de trabajo, pues podría parecer que te olvidaste de la última interacción.
3. Si ya ha pasado mucho tiempo o has sido remitido a otra persona, menciona el nombre de la persona anterior y explica brevemente el tema de la última conversación.

Asegúrate de hablar siempre en voz alta, clara y en un tono amigable. Intenta de hablar más lento para obtener luego más información como números de teléfono o direcciones.

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Se preciso

La parte principal de tu mensaje es la más propensa a contener desvíos. Los contestadores clásicos automáticos son tacaños con el tiempo de conversación. El espantoso sonido del bip te obliga a acelerar y ser breve. En otras palabras, estos robots le están ahorrando tiempo a sus dueños.

Hoy en día, el buzón del teléfono móvil generalmente te permite grabar mensajes entre uno y tres minutos. WhatsApp, Telegram, etc. te dan incluso la completa libertad. Cabe señalar que los contestadores automáticos modernos requieren autodisciplina para no agotar la paciencia de la otra persona.

Tenemos una tendencia natural a explicar demasiado, contextualizar de forma excesiva, comunicar irrazonablemente mucho y promocionar información de manera exagerada. Luchamos con un sentimiento subliminal de tener que cubrir todos los ángulos posibles para ser realmente entendidos.

Scott Mabry

Antes de todo, considera la brevedad como una necesidad. Pero también vélo como una oportunidad para demostrar tu profesionalismo y tu respeto por el tiempo de la otra persona. En ausencia de un tiempo límite, la capacidad de expresarse con precisión se convierte en una verdadera virtud.

Scott Mabry enumera algunas reglas básicas para una comunicación delgada y elegante :

1. Destaca el tema general, pues el asunto de tu mensaje de voz. Si han habido interacciones previas, resúmelas brevemente: “Tuvimos una reunión la semana pasada para comercializar el nuevo producto. Tengo algunas ideas nuevas al respecto.”
2. Llama a la acción. Di lo que esperas del receptor y define los siguientes pasos a dar. Si quieres que te vuelva a llamar, comentalo y añade los temas, por ejemplo: “Por favor, llámame para que podamos hacer una cita, discutir mis propuestas y determinar una estrategia.”
3. Crea un marco de tiempo para el siguiente paso. Esto le permitirá evaluar la urgencia y abrir virtualmente su calendario para planear el tiempo de respuesta.

No todos los contestadores automáticos ofrecen la posibilidad de comprobar o confirmar tus mensajes antes de enviarlos. Para mantener los pensamientos en orden o evitar digresiones, coge un bolígrafo y escribe tu mensaje en palabras clave antes de efectuar la llamada. Repasalos antes de comenzar y le darás aún más al blanco.

Si estás planeando una llamada de ventas por teléfono y posiblemente aterrizando en el contestador automático, confía en el guía de Steli Eft de close.io .

Finalmente, algo que parece pasarle a todos automáticamente antes de enviar el mensaje: Por favor, no digas “He intentado ponerme en contacto contigo” or “Te hablo porque no me has cogido...” Es algo que está absolutamente claro a la hora de recibir un mensaje en el contestador. No hay necesidad de gastar tiempo con ello.

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Ofrece un canal alternativo al final

Cuando termines con el mensaje, tu preocupación más alta ahora es la de hacerle las cosas lo más fácil posible para que te pueda responder. Sobre todo, quieres evitar un ping-pong de mensajes por el contestador. Estar enviando mensajes de voz que van y vienen es super ineficiente.

1. Si puedes, especifica una hora exacta en el que puedas ser localizado definitivamente. ‘Definitivamente’ porque es peor ofrecer un tiempo y luego no estar disponible. Entonces, mejor no decir nada: “Puedes contactarme de lunes a viernes entre las 9 y 11 hrs.”
2. Ofrece un canal alternativo: “También puedes enviarme un email a sven.riehle@userlike.com.” Esto permite que la persona pueda cambiar a otro canal si generalmente lo prefiere o piensa que es más apropiado para recibir una respuesta. También disminuye el daño si tu opción original de llamar por teléfono y dejar un mensaje en el contestador automático era la equivocada.

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Envía un mensaje profesional

Piensa el saludo de tu contestador como una herramienta para guiar a la persona que llama a dejarte un mensaje preciso. Al presentarte brevemente, también estableces el tono. Concéntrate en estos elementos:

1. Menciona tu nombre completo e indica claramente que este es tu texto de bienvenida. La persona que llama no debe pensar que realmente estás atendiendo. Por lo tanto, evita deliberadamente los saludos usuales como “Hola, soy Sven Riehle, ¿qué tal?”. Mejor: “Hola, este es el contestador automático de Sven Riehle.”
2. Dale las gracias a la persona por haberte llamado. Ahora, puedes ofrecerle amablemente que deje un mensaje. No le hagas perder el tiempo mencionando el hecho obvio de que no estás disponible.
3. Si es posible, comenta cuando te puedan localizar o esperar tu llamada de vuelta y con qué frecuencia escuchas tus mensajes.
4. Ofrece un canal alternativo: “Si prefieres, también puedes enviarme un e-mail, SMS o contactarme directamente por el chat en vivo en mi sitio web.”
5. Si hay otra persona que también suele atender y responder a las preguntas frecuentes, menciona el número de este colega: “Si tiene problemas técnicos con nuestro producto, también puedes llamar a mi colega Jörn Knauer al...”

Cuando contestes al mensaje grabado más tarde por teléfono, hazte notas de tus respuestas igual que de las preguntas de seguimiento que hayan surgido de tu lado.